Kaip atlikti apskaitos operacijas: 12 žingsnių (su paveikslėliais)

Turinys:

Kaip atlikti apskaitos operacijas: 12 žingsnių (su paveikslėliais)
Kaip atlikti apskaitos operacijas: 12 žingsnių (su paveikslėliais)

Video: Kaip atlikti apskaitos operacijas: 12 žingsnių (su paveikslėliais)

Video: Kaip atlikti apskaitos operacijas: 12 žingsnių (su paveikslėliais)
Video: SEO In 5 Minutes | What Is SEO And How Does It Work | SEO Explained | SEO Tutorial | Simplilearn 2024, Kovas
Anonim

Kiekvienas verslas, nesvarbu, koks didelis ar mažas, turi sekti visus savo sandorius. Yra daug paprastų finansinės programinės įrangos sistemų, kurias galite įsigyti, tačiau geriausia, jei pirmiausia aiškiai suprantate, kaip veikia apskaitos operacijos. Kiekvieną verslo sandorį, pvz., Mokėjimo gavimą ar sąskaitos apmokėjimą, turėsite įvesti į apskaitos žurnalą, kuris yra tarsi didelė žurnalų knyga. Čia jūs turėsite kategorijų, vadinamų sąskaitomis, kolekciją, o jūs nurašysite (padidinsite arba sumažinsite) vieną sąskaitą, o kitą sąskaitą kredituosite (padidinsite arba sumažinsite) (bus pateikti pavyzdžiai.) Apskaitos programinės įrangos kūrėjai vis dar laikosi šios formulės, tačiau jie paprastam vartotojui šį procesą labai palengvino.

Žingsniai

1 dalis iš 3: Sandorių įvedimas

Atlikite apskaitos operacijas 1 veiksmas
Atlikite apskaitos operacijas 1 veiksmas

Žingsnis 1. Surinkite visus dokumentus, susijusius su verslo sandoriais

Tai gali būti tiekėjų sąskaitos faktūros, komunaliniai mokesčiai, klientams išduoti kredito įrašai, mokesčių ataskaitos, išduoti čekiai ir informacija apie darbo užmokestį. Prieš įrašydami į apskaitos žurnalą, patikrinkite kiekvieną gautą sąskaitą ar mokėjimą. Prieš įvesdami operacijas įsitikinkite, kad prižiūrėtojas ar įmonės savininkas juos patvirtino.

Atlikite apskaitos operacijas 2 veiksmu
Atlikite apskaitos operacijas 2 veiksmu

Žingsnis 2. Kiekvienam operacijos tipui nustatykite skirtingas paskyras ar kategorijas

Sąskaitas gali sudaryti grynieji pinigai, inventorius, išlaidos ir kt. Pagalvokite apie juos kaip apie skirtingus užrašų knygelės puslapius arba eilutinius elementus, kuriuos galite įtraukti į savo asmeninį biudžetą. Turite nustatyti šių tipų paskyras:

  • Pardavimų arba pajamų sąskaitoje registruojamas bet koks pardavimas klientams.
  • Panašiai išlaidų sąskaitoje įrašomi visi pinigai, kuriuos įmonė išleidžia, pvz., Eksploatuoja savo įrenginius, gamina produktą ir parduoda produktą.
  • Be to, įmonė turės užregistruoti savo turtą, pvz., Grynuosius pinigus, gautinas sumas (pardavimus klientams, už kuriuos dar nebuvo sumokėta), ir fizinį turtą, pvz., Pastatus ir įrangą. Jie bus įrašyti į turto sąskaitą.
  • Kita vertus, įsipareigojimų sąskaitoje registruojami visi pinigai, kuriuos įmonė skolinga išorės šalims, pavyzdžiui, banko paskolos, mokėtinos sąskaitos (pavyzdžiui, tiekėjams) ir mokėtinas darbo užmokestis (atlyginimas, kurį darbuotojai uždirbo, bet už kurį dar nebuvo sumokėta).
  • Šios didelės kategorijos dažnai skirstomos į konkretesnes, mažesnes paskyras.
Atlikite apskaitos operacijas 3 veiksmas
Atlikite apskaitos operacijas 3 veiksmas

3 žingsnis. Nuspręskite, kurias sąskaitas debetuoti ar kredituoti

Svarbiausia prisiminti, kad kiekvieną sandorį galima apibūdinti kaip debetą/kreditą ir kad prie kredito (-ų) visada turi būti lygus (-i) debetas (-ai). Pvz., Gavę mokėjimą iš kliento, savo sąskaitų žurnale nurašytumėte grynųjų pinigų ir kredito gautinas sumas. Kai mokate už TV reklamą, jūs nurašysite „Reklamos išlaidas“ir kreditą „Pinigai“.

  • Debetas padidina išlaidas, turtas (pvz., Pinigai ar baldai), o dividendų sąskaitos ir kreditai sumažina šias sąskaitas. Lengvas būdas prisiminti šį padidėjimą yra D-E-A-D (debeto turtas, išlaidos, dividendai). Kitos sąskaitos, tokios kaip įsipareigojimai ir pajamos, padidinamos kreditais ir sumažėja debetais. Ši apskaitos sistema turi savo logikos rinkinį, ir jums geriau tai įsiminti, o ne taikyti savo logiką su tuo, kas yra „padidinta“, o kas - „sumažinta“.
  • Atminkite, kad kredito ir debeto įrašų skaičius gali būti nevienodas, jei bendros vertės yra lygios. Pavyzdžiui, jei klientas sumokėjo už pusę produkto grynaisiais pinigais ir pusę kredito, būtų du debeto įrašai - į grynuosius pinigus ir gautinas sumas, o tik vienas kredito įrašas - už pardavimą.
  • Visos turimos kompiuterių programinės įrangos sistemos palengvins apskaitos operacijų registravimą, kiekvieną įrašą įrašant į reikiamą vietą žurnale.
  • Jums gali prireikti sukurti naujų sąskaitų pavadinimus žurnale, jei turite neįprastą sandorį, pvz., Parduodant akcijas ar perkant žemę.
Atlikite apskaitos operacijas 4 veiksmu
Atlikite apskaitos operacijas 4 veiksmu

Žingsnis 4. Dar kartą patikrinkite visas į žurnalą įvestas apskaitos operacijas

Kiekviena operacija turėtų būti įtraukta į atitinkamą kategoriją: pavyzdžiui, debetas vienoje žurnalo pusėje, o suma, lygi šiai operacijai, turėtų būti nurodyta priešingoje žurnalo kredito pusėje.

Pvz., Įvesite 500 USD elektros sąskaitos sandorį debeto stulpelyje, esančiame skiltyje Mokėtinos sumos, ir stulpelyje Kreditas skiltyje Pinigai už 500 USD, kai jis bus sumokėtas. Į pastabas būtinai įtraukite sąskaitos faktūros numerį ir trumpą aprašymą

Atlikite 5 apskaitos operacijas
Atlikite 5 apskaitos operacijas

Žingsnis 5. Periodiškai perkelkite žurnalo įrašus į didžiąją knygą

Didžioji knyga yra visų jūsų sąskaitų rinkinys. Pvz., Pagrindinėje knygoje bus puslapis apie kiekvieną jūsų grynųjų pinigų, gautinų sumų, mokėtinų sumų, komunalinių paslaugų ir tt kategorijų puslapį. Tada galėsite matyti kiekvieno tipo sąskaitų sumas per tam tikrą laikotarpį.

  • Didžioji knyga registruoja informaciją pagal sąskaitą, o ne žurnalą, kuriame registruojamos operacijos. Kitaip tariant, viena operacija, perkelta į didžiąją knygą, bus įrašyta bent dviejose vietose arba sąskaitose.
  • Pavyzdžiui, pardavimas klientui, už kurį atsiskaitoma grynaisiais pinigais, žurnale būtų įrašomas kaip viena operacija, pripažįstant debetą grynųjų pinigų sąskaitoje ir kreditą pajamoms. Perkėlus į didžiąją knygą, šis įrašas būtų įrašomas į dvi atskiras vietas - grynųjų pinigų ir pajamų sąskaitą. Tai leidžia pamatyti, kaip operacija ir kiti aplinkiniai veiksmai paveikė kiekvieną paskyrą atskirai.
  • Prie įrašų pagrindinėje knygoje turėtų būti pridėta operacijos data, kad būtų lengviau nustatyti sandorio šaltinį. Kai kurie buhalteriai taip pat įtraukia nuorodos numerį, pvz., Užsakymo numerį, kad būtų lengviau atsekti operacijas iki žurnalų įrašų.

2 dalis iš 3: Balansavimo apskaitos operacijos

Atlikite buhalterinės operacijos 6 veiksmą
Atlikite buhalterinės operacijos 6 veiksmą

Žingsnis 1. Kiekvieną kartą, kai įvedate apskaitos operaciją, subalansuokite pagrindinę knygą prieš ją uždarydami

Vykdykite bandomąjį balansą ir kitas ataskaitas, kad įsitikintumėte, jog sąskaitos buvo apmokestintos tinkamai ir operacijos buvo paskelbtos teisingai. Nesvarbu, ar įvedėte 1 operaciją, ar 100 operacijų, bendras debetas turi būti lygus bendram kreditui.

Jei pridedate rankiniu būdu arba naudojate apskaitos programinę įrangą, susumuojate visus savo debetus ir kreditus, nepriklausomai nuo to, kuriai kategorijai jie priklauso. Jų balansas visada turi būti lygus nuliui

Atlikite buhalterinės operacijos 7 veiksmą
Atlikite buhalterinės operacijos 7 veiksmą

2 veiksmas. Patikrinkite, ar nėra bandomojo balanso klaidų

Jei debetai nėra lygūs kreditams, turėsite grįžti į žurnalo įrašus, kad surastumėte klaidą. Net jei debetai yra vienodi kreditai, vis tiek gali būti klaida, jei operacija nebuvo įvesta arba buvo įvesta du kartus arba jei operacija buvo paskelbta ne toje sąskaitoje.

  • Pvz., Kai gavote mokėjimą iš kliento, galbūt nuskaičiavote grynuosius pinigus, bet pamiršote įskaityti gautinas sumas, o tai reiškia, kad jūsų sąskaitos atspindėtų, kad vis dar esate skolingi. Tokiu atveju jūsų kreditai neprilygsta visiems jūsų debetams.
  • Kai kuriais atvejais, norint rasti problemą, gali prireikti atsekti paskyros įrašus iki pradinių žurnalo įrašų. Štai kodėl naudinga visada sujungti šiuos įrašus su operacijos data ir (arba) nuorodos numeriu.
Atlikite 8 apskaitos operacijas
Atlikite 8 apskaitos operacijas

Žingsnis 3. Vykdykite ataskaitas apie pajamų ataskaitas, balansą ir nepaskirstytojo pelno ataskaitas

Tai galima padaryti rankiniu būdu arba naudojant apskaitos programinę įrangą. Tada turėsite išsamų savo verslo būklės vaizdą.

  • Pavyzdžiui, pelno (nuostolių) ataskaitoje jūsų išlaidos bus atimtos iš pajamų, kurias uždirbote per tam tikrą laikotarpį, ir jūs žinosite, ar gavote pelno, ar patyrėte nuostolių. Norėdami sužinoti daugiau, skaitykite, kaip parašyti pajamų ataskaitą.
  • Balansas parodo visą įmonės turtą ir įsipareigojimus. Turtas apima pinigus, įrangą, žemę ir gautinas sumas. Įsipareigojimai apima mokėtinas sąskaitas ir mokėtinus banknotus. Norėdami sužinoti daugiau, skaitykite, kaip sudaryti apskaitos balansą.
  • Jei per paskutinį laikotarpį išmokėjote dividendus (išmokas akcininkams), jums taip pat reikės nepaskirstytojo pelno ataskaitos. Paskirstytojo pelno ataskaitoje rodoma jūsų uždirbto pelno suma (grynosios pajamos), atėmus visus išmokėtus dividendus. Nepaskirstytasis pelnas yra pelnas, reinvestuotas į įmonę.

3 dalis iš 3: Išsamių apskaitos operacijų apskaitos vedimas

Atlikite apskaitos operacijas 9 veiksmu
Atlikite apskaitos operacijas 9 veiksmu

1 žingsnis. Įtraukite trumpą kiekvienos operacijos, kurią įvedate į žurnalą, aprašymą

Pavyzdžiui, „mokami grynieji pinigai už kabelinės televizijos reklamą, 2015 m. Vasaris“. Tai padės vėliau išsiaiškinti kiekvienos operacijos sumą, priežastį ir įrašymo procesą.

Atlikite 10 apskaitos operacijų
Atlikite 10 apskaitos operacijų

Žingsnis 2. Laikykite savo žurnalo įrašų atsarginę dokumentaciją

Tai labai svarbu, jei yra klaidų ar vėliau kyla klausimų. Dokumentus apie visus įrašus galima pateikti priskiriant žurnalo įrašo numerį ir datą kaip paketą. Kiekvienas turėtų turėti galimybę ieškoti žurnalo įrašo pagrindinėje knygoje ir tada lengvai pereiti prie atsarginės dokumentacijos.

Atlikite apskaitos operacijas 11 veiksmu
Atlikite apskaitos operacijas 11 veiksmu

Žingsnis 3. Išsaugokite popierines visų dokumentų kopijas mažiausiai vienerius metus

Tai apima jūsų žurnalo ir knygos įrašus, taip pat visus kvitus ir kitus sandorių dokumentus. Jums jų prireiks, kol jūsų sąskaitos nebus patikrintos ir mokesčiai nepateikti.

Atlikite apskaitos operacijas 12 veiksmu
Atlikite apskaitos operacijas 12 veiksmu

Žingsnis 4. Išsaugokite dokumentus elektroniniu būdu mažiausiai septynerius metus

Nuskaitykite juos priekyje ir gale ir laikykite tas kopijas dviejuose diskuose - vieną, kuris bus saugomas biure, o kitą ne vietoje ir bus naudojamas avarijos atveju. Visada yra tikimybė, kad jūsų mokesčiai bus tikrinami keletą metų atgal, todėl svarbu saugoti šiuos įrašus.

Rekomenduojamas: