Organizacija arba organizacijos schema yra būdas vizualiai pavaizduoti jūsų įmonės ar organizacijos struktūrą. Tai rodo žmonių ir (arba) padalinių santykius. Kurdami organizacinę schemą, pirmiausia turėtumėte išsiaiškinti, kaip apskritai organizuojama jūsų įmonė ir kokia yra komandų grandinė. Tada turėtumėte nubrėžti šią informaciją ant popieriaus lapo, o po to galite naudoti programinę įrangą, kad sukurtumėte profesionaliai atrodančią diagramą.
Žingsniai
1 metodas iš 3: išdėstykite savo struktūrą
Žingsnis 1. Pažiūrėkite, kaip jūsų organizacija priima sprendimus
Dauguma įmonių paprastai yra išdėstytos horizontaliai arba vertikaliai. Horizontaliai reiškia, kad galios struktūra yra paskirstyta tarp darbuotojų. Vertikali struktūra reiškia, kad valdžia įmonėje pirmiausia yra hierarchinė, pereinant nuo bendrų darbuotojų prie vidurinio lygio vadovų, o paskui į aukščiausio lygio vadovus.
Taikant horizontalią sistemą, daugiau darbuotojų yra įgalioti priimti sprendimus. Tai gali sukelti daugiau klaidų, tačiau sprendimai taip pat priimami greičiau. Vertikalioje sistemoje, norėdami priimti sprendimą, turite pakilti galios struktūra
Žingsnis 2. Organizuokite pagal skyrių
Vienas iš būdų sutvarkyti diagramą yra ją suskirstyti pagal skyrių. Nesvarbu, ar jūsų įmonė skirstoma į skyrius pagal produktus, funkcijas ar vietas. Galite naudoti pagrindinius skyrius, o tada padalinti į padalinius.
Žingsnis 3. Padalinkite darbuotojus
Kitas būdas sudaryti organizacinę schemą yra jūsų darbuotojai. Naudokite savo darbuotojų vardus ir tvarkykite diagramą pagal ryšius, kuriuos jie turi tarpusavyje. Šio tipo diagramos puikiai tinka tiek horizontalioms, tiek vertikalioms galios struktūroms, nes galite nubrėžti linijas, kad parodytumėte santykius, kaip norite.
Atminkite, kad taip pat galite naudoti departamentų ir darbuotojų diagramos hibridą. Padarykite diagramą atitinkančią jūsų poreikius
Žingsnis 4. Surinkite reikiamą informaciją
Jei darote diagramą pagal darbuotojus, jums reikės darbuotojų vardų, pavardžių ir jų santykių. Jei norite, pridėkite jų darbuotojo numerį. Norėdami gauti departamentų diagramą, surinkite visų departamentų pavadinimus ir kaip jie susiję vienas su kitu.
2 metodas iš 3: darbas su projektu
1 žingsnis. Sudarykite apytikslį kontūrą
Pradėkite nuo savo struktūros vizualizacijos, pirmiausia nuo didžiausių organizacijos dalių, pvz., Pagrindinių padalinių. Taip pat galite pradėti nuo pagrindinių vadovų, jei naudojate darbuotojų diagramą. Šio pratimo esmė yra vizualizuoti, kaip turėtų atrodyti jūsų diagrama ir kiek informacijos norite įtraukti.
Žingsnis 2. Nuspręskite, kiek detalių norite
Pavyzdžiui, didelėje organizacijoje turbūt neįmanoma įgyvendinti kiekvieno darbuotojo. Net neįtraukti kiekvieno poskyrio gali būti neįmanoma. Priimkite sprendimą dėl išsamios informacijos, kurią ketinate įtraukti.
Žingsnis 3. Pasirinkite dizainą
Vienas iš būdų sukurti organizacijos schemą yra kaip šeimos medis. Jūs turite generalinį direktorių dėžutėje viršuje. Po juo yra eilutės, išeinančios į kitus pagrindinius skyrius ar vadovus, taip pat uždarytos langeliuose. Šis dizainas ypač tinka hierarchiškai veikiančiai įmonei.
Kita vertus, minties burbulo tipo dizainas gali geriau veikti mažiau hierarchiškoje įmonėje. Jei turite tris lygius skyrius be generalinio direktoriaus, galite sujungti visus tris projektavimo skyrius, o kiekvienas skyrius išsidėstęs iš vidurinės aikštės ar burbulo su įmonės pavadinimu
3 iš 3 metodas: programinės įrangos naudojimas kuriant organizacijos schemą
Žingsnis 1. Pasirinkite programinę įrangą
„Microsoft Office“yra gera vieta pradėti renkantis programinę įrangą diagramai kurti, nes ji yra lengvai prieinama ir patogi. Pavyzdžiui, „Word“, „Excel“, „Outlook“ir „PowerPoint“leis jums sukurti diagramą. Internete taip pat galite rasti šablonų ir programų, kurios padės sukurti organizacinę schemą.
2 žingsnis. Pasirinkite diagramos stilių
Paprastai bet kuri programinė įranga leis jums pasirinkti norimą diagramos stilių. „Office“pasirinkite diagramos stilių skiltyje „SmartArt“. Nors galite pasirinkti iš įvairių diagramų stilių, stilius „Organizacinė diagrama“taip pat turi asistentą, kuris padės automatiškai užpildyti diagramos laukus.
„SmartArt“yra iliustracijų skirtuke „Įterpti“. „Organizacijos diagrama“yra hierarchijoje
Žingsnis 3. Pridėkite reikiamų laukelių
Sukūrę diagramą, pradėkite pridėti diagramoje nurodytą informaciją. Pradėkite pridėdami visas reikalingas dėžutes ir jungiamąsias linijas. Nors vėliau galite įdėti daugiau, jums bus lengviau pirmiausia sukurti struktūrą.
Pridėtos eilutės gali sujungti skyrius tarpusavyje, o ne tik rodyti ryšius iš viršaus į apačią
Žingsnis 4. Užpildykite savo įmonės duomenis
Pridėkite informaciją spustelėdami langelį ir įvesdami. Lengviausia pradėti nuo viršaus, ypač jei turite daugiausia hierarchinę įmonę. Tada eikite žemyn per kiekvieną skyrių. Jei naudojate minties burbulo stilių, pradėkite nuo vidurio ir eikite į išorę.
Žingsnis 5. Pridėkite dizaino elementų
Užpildę informaciją, galite pridėti dizaino bruožų. Pavyzdžiui, galite pakeisti dėžių spalvą, todėl skirtingi skyriai turi skirtingas spalvas. Taip pat galite pakeisti šriftą, pvz., Paryškintą šriftą arba didesnį šriftą aukštesniems lygiams ir įprastą šriftą arba mažesnį šriftą žemesniems lygiams.