Atmintinės yra puikus būdas pranešti darbuotojams ar kolegoms apie didelius sprendimus ar politikos pakeitimus. Svarbu, kad skiriate laiko geros atmintinės sukūrimui, kad jūsų pranešimas būtų toks, kokio norite.
Žingsniai
Atmintinės pavyzdžiai
Atmintinės pavyzdys klientams
Palaikykite „wikiHow“ir atrakinkite visus mėginius.
Memo pavyzdys bosui
Palaikykite „wikiHow“ir atrakinkite visus mėginius.
Atmintinės pavyzdys bendradarbiams
Palaikykite „wikiHow“ir atrakinkite visus mėginius.
1 dalis iš 4: Memo antraštės rašymas
Žingsnis 1. Puslapio viršuje įveskite „MEMORANDUM“
Iš pradžių pasakykite, kad šis dokumentas yra memorandumas. Pažymėkite puslapį „MEMORANDUM“1,5 colio (3,8 cm) atstumu nuo puslapio viršaus. Pirmoje eilutėje parašykite žodį paryškintu šriftu. Galite centruoti ją šioje eilutėje arba sulygiuoti kairėn. Taip pat galite padidinti šio žodžio šriftą.
Dvigubas tarpas tarp šios eilutės ir kitos antraštės eilutės
Žingsnis 2. Tinkamai kreipkitės į gavėją
Atmintinė yra oficialus verslo bendravimas, taip pat turėtumėte oficialiai kreiptis į skaitytoją. Naudokite visą asmens, kuriam siunčiate atmintinę, vardą ir pavardę.
Jei siunčiate atmintinę visam personalui, galite parašyti: „TO: Visi darbuotojai“
Žingsnis 3. CC eilutėje pridėkite papildomų gavėjų
Eilutė „CC“nurodo, kas gaus atmintinės „mandagumo kopiją“. Tai ne tas asmuo, kuriam skirtas memorandumas. Greičiau tai gali būti asmuo, kuriam gali tekti būti informuotam apie politiką ar problemas, kurias sprendžiate atmintinėje.
Žingsnis 4. Eilutėje „Nuo“įrašykite savo vardą
Antraštėje reikia nurodyti, kas rašo ir siunčia atmintinę. Šioje eilutėje nurodomas jūsų vardas ir pavardė.
Žingsnis 5. Įtraukite datą
Parašykite visą datą, nurodydami mėnesį ir nurodydami datą bei metus. Pavyzdžiui, parašykite: „DATA: 2015 m. Sausio 5 d.“Arba „DATA: 2015 m. Sausio 5 d.“
Žingsnis 6. Pasirinkite konkrečią temos eilutės frazę
Temos eilutė leidžia skaitytojui suprasti, apie ką yra atmintinė. Būkite konkretus, bet glaustas.
Pvz., Vietoj to, kad rašytumėte temai „Skruzdėlės“, konkrečiau parašykite „Skruzdėlių problema biure“
Žingsnis 7. Tinkamai suformatuokite antraštę
Antraštė turi būti puslapio viršuje, sulygiuota kairėje puslapio pusėje. Žodžius „TO:“, „FROM:“, „DATE:“ir „SUBJECT:“rašykite didžiosiomis raidėmis.
-
Antraštės pavyzdys atrodytų taip:
TO: Gavėjo vardas ir pareigos
NUO: Jūsų vardas ir pareigos
DATA: užpildykite atmintinės rašymo datą
TEMA: (arba RE:) Apie ką yra atmintinė (tam tikru būdu paryškinta)
- Kurdami antraštę, būtinai padvigubinkite tarpą tarp skyrių ir sulygiuokite tekstą.
- Po antrašte galite pridėti eilutę, kuri eina per visą puslapį. Tai atskirs antraštę nuo atmintinės turinio.
2 dalis iš 4: Įrašo turinio rašymas
1 žingsnis. Apsvarstykite, kas turėtų būti auditorija
Norint, kad žmonės perskaitytų atmintinę ir į ją reaguotų, svarbu pritaikyti atmintinės toną, ilgį ir formalumo lygį auditorijai, kuri jį skaitys. Jei norite tai padaryti efektyviai, turite gerai įsivaizduoti, kam skirta atmintinė.
- Pagalvokite apie savo auditorijos prioritetus ir rūpesčius.
- Pabandykite numatyti visus skaitytojų klausimus. Svarstykite tam tikrą atmintinės turinį, pvz., Pavyzdžius, įrodymus ar kitą informaciją, kuri juos įtikins.
- Atsižvelgiant į auditoriją, taip pat galite būti jautrūs įtraukdami bet kokią informaciją ar jausmus, kurie yra netinkami jūsų skaitytojams.
2 žingsnis. Praleiskite oficialų pasveikinimą
Atmintinė neprasideda sveikinimu, pavyzdžiui, „Gerbiamas pone Edvardai“. Vietoj to, pasinerkite tiesiai į savo atidarymo segmentą, kuriame pristatoma tema, kurią aptariate atmintinėje.
Žingsnis 3. Pirmoje pastraipoje pristatykite problemą ar problemą
Trumpai pateikite jiems norimo atlikti veiksmo kontekstą. Tai šiek tiek panašu į disertacijos pareiškimą, kuriame pristatoma tema ir nurodoma, kodėl ji svarbi. Įvadą taip pat galite laikyti abstrakčiu arba viso įrašo santrauka.
Paprastai pradžia turėtų apimti maždaug vieną pastraipą
4 veiksmas. Pavyzdžiui, galite parašyti:
„Nuo 2015 m. Liepos 1 d.„ XYZ Corporation “įgyvendins naują sveikatos apsaugos politiką. Visi darbuotojai gaus sveikatos apsaugą ir uždirbs mažiausiai 15 USD per valandą “.
Žingsnis 5. Pateikite nagrinėjamos problemos kontekstą
Jūsų skaitytojui gali prireikti pagrindinės informacijos apie problemą, kurią sprendžiate. Pateikite tam tikrą kontekstą, bet trumpai ir nurodykite tik tai, kas būtina.
Jei tai aktualu, tęskite savo atmintinę nurodydami, kodėl politika įgyvendinama. Pavyzdžiui, galite parašyti: „Apskrities vyriausybė balsavo už tai, kad visi apskrities darbuotojai gautų 15 USD už valandą minimalų atlyginimą“
Žingsnis 6. Palaikykite savo veiksmų eigą diskusijų segmente
Pateikite trumpą veiksmų, kurie bus įgyvendinti, santrauką. Pateikite pasiūlytų sprendimų įrodymus ir logiškas priežastis. Pradėkite nuo svarbiausios informacijos, tada pereikite prie konkrečių ar patvirtinančių faktų. Nurodykite, kaip skaitytojams bus naudinga atlikti jūsų rekomenduojamą veiksmą arba jie bus nuskriausti dėl nesiimamų veiksmų.
- Nesivaržykite įtraukti grafikos, sąrašų ar diagramų, ypač į ilgesnes atmintines. Tiesiog įsitikinkite, kad jie tikrai aktualūs ir įtikinami.
- Jei norite ilgesnių atmintinių, apsvarstykite galimybę parašyti trumpas antraštes, kurios paaiškintų kiekvienos kategorijos turinį. Pavyzdžiui, užuot nurodę „Politika“, parašykite „Nauja politika, susijusi su darbuotojais ne visą darbo dieną“. Būkite konkretūs ir trumpi kiekvienoje antraštėje, kad pagrindinis jūsų atmintinės punktas skaitytojui būtų akivaizdus.
Žingsnis 7. Pasiūlykite veiksmus, kurių turėtų imtis skaitytojas
Atmintinė yra raginimas imtis veiksmų tam tikru klausimu, nesvarbu, ar tai būtų pranešimas apie naują įmonės produktą, ar nauja politika dėl išlaidų ataskaitų, ar pranešimas apie tai, kaip įmonė sprendžia problemą. Paskutinėje pastraipoje ar sakinyje pakartokite veiksmą, kurį skaitytojas turėtų atlikti.
- Pavyzdžiui, galite parašyti: „Visi darbuotojai turi naudoti naują apskaitos sistemą iki 2015 m. Birželio 1 d.“
- Tai taip pat gali apimti kai kuriuos įrodymus, patvirtinančius jūsų rekomendacijas.
8. Uždarykite atmintinę teigiama ir šilta santrauka
Paskutinėje atmintinės pastraipoje turėtų būti pakartoti tolesni veiksmai sprendžiant iškilusią problemą. Jame taip pat turėtų būti šilta pastaba, kuri pakartoja organizacijos solidarumą.
- Galite parašyti: „Man bus malonu vėliau su jumis aptarti šias rekomendacijas ir laikytis visų jūsų priimtų sprendimų“.
- Galite baigti taip: „Džiaugiamės šios produktų linijos plėtra. Esame įsitikinę, kad tai plės mūsų verslą ir pavers šią įmonę tvaresniu verslu “.
- Paprastai tai turėtų būti nuo vieno iki dviejų sakinių.
3 dalis iš 4: atmintinės užbaigimas
Žingsnis 1. Tinkamai suformatuokite savo atmintinę
Naudokite standartinį atmintinės formatą, kad įsitikintumėte, jog jis yra lengvai skaitomas. Naudokite 12 taškų šriftą, pvz., „Times New Roman“ar „Arial“. Naudokite vieno colio paraštes kairėje, dešinėje ir apatinėje pusėje.
Naudokite bloko stiliaus pastraipas. Dvigubas tarpas tarp pastraipų. Neįtraukite kiekvienos pastraipos įtraukos
Žingsnis 2. Koreguokite savo atmintinę
Peržiūrėkite ir redaguokite savo atmintinę, kad įsitikintumėte, jog ji aiški, glausta, įtikinama ir be klaidų. Patikrinkite, ar nuosekliai vartojate naudojamą kalbą. Pašalinkite nereikalingus mokslinius žodžius ar techninį žargoną.
- Peržiūrėkite, ar nėra rašybos, gramatikos ir turinio klaidų. Ypatingą dėmesį atkreipkite į vardus, datas ar skaičius.
- Patikrinkite, ar jis nėra per ilgas, ir išpjaukite pašalines medžiagas.
Žingsnis 3. Ranka rašykite savo inicialus savo vardu
Atmintinėje nėra parašo eilutės. Bet jūs turėtumėte inicijuoti atmintinę rašikliu antraštėje. Prie savo vardo parašykite savo inicialus. Tai rodo, kad patvirtinote atmintinę.
Žingsnis 4. Naudokite atmintines
Galite turėti specialų blanką, skirtą atmintinėms, arba galite naudoti įprastą firminį blanką.
Jei kuriate skaitmeninį dokumentą (pvz., El. Laiškams), galbūt norėsite sukurti savo firminius blankus „Word“dokumente, kuriame yra jūsų įmonės logotipas ir pagrindinė kontaktinė informacija. Naudokite tai kaip savo atmintinės šabloną kiekvienam išsiųstam įrašui
5 žingsnis. Pasirinkite pristatymo būdą
Nustatykite geriausią būdą išplatinti savo atmintinę. Galbūt norėsite atsispausdinti atmintinės kopijas ir išplatinti tokiu būdu. Taip pat galite atsiųsti el.
Jei siunčiate savo atmintinę el. Paštu, galbūt norėsite formatuoti savo el. Laišką HTML formatu. Arba galite išsaugoti savo atmintinę kaip PDF ir pridėti prie el
4 dalis iš 4: Memo šablonų naudojimas
Žingsnis 1. Ieškokite atmintinių šablonų
Apsvarstykite, ar norite naudoti šabloną, o ne rašyti atmintinę nuo nulio. Jei taip, pirmiausia turėtumėte ieškoti gerų atmintinių šablonų internete. „Microsoft Word“taip pat turi atmintinių šablonus. Paprastai visi šablonai turi tą patį pagrindinį formatą, tačiau gali būti naudojami skirtingi šriftai, dydžiai ir dizainas.
- Atsisiųskite šabloną, kuris geriausiai atitinka jūsų poreikius.
- Prieš naudodami bet kokius šablonus iš žiniatinklio šaltinio, būtinai perskaitykite naudojimo sąlygas.
Žingsnis 2. Kompiuteryje atidarykite atsisiųstą šabloną
Paspaudus atsisiuntimo mygtuką, šablonas bus automatiškai atsisiųstas į jūsų kompiuterį arba gali tekti atlikti kelis veiksmus, kad būtų pradėtas atsisiuntimas. Jis atsisiunčiamas kaip ZIP failas, todėl turite išpakuoti failą ir atidaryti jį „Microsoft Word“.
Patartina naudoti naujausią „Microsoft Word“versiją, kad įsitikintumėte, jog nesusidursite su nenumatytomis programinės įrangos problemomis ir kad šablonas veiks taip, kaip buvo sukurtas. Jei naudojate senesnę „Microsoft Word“versiją, tiesiog atsisiųskite programinę įrangą prieš atsisiųsdami bet kokius šablonus
Žingsnis 3. Nustatykite antraštę
Atminkite, kad viskas šablone yra keičiama. Kiekvieną atmintinės šablono dalį galite pritaikyti pagal savo poreikius. Pavyzdžiui, šablono antraštės skiltyje galite pridėti savo logotipą ir autorių teisių ženklą. Tiesiog spustelėkite antraštės skiltį ir įveskite savo įmonės informaciją.
Žingsnis 4. Užpildykite šablono antraštės laukus
Būtinai užpildykite laukus „TO“ir „FROM“, taip pat laukus „CC“ir „SUBJECT“. Pildydami šiuos laukus, būkite atsargūs, kad nepraleistumėte nė vieno lauko, o kai kuriuos iš jų paliktumėte tuščius, arba kad nepadarėte klaidos rašydami kažkur pakeliui.
Žingsnis 5. Įveskite savo pranešimą
Užrašykite savo atmintinės įvadą, kontekstą, diskusiją ir santraukos dalis. Jei norite, informacijai tvarkyti galite naudoti taškus ar sąrašus.
- Išlaikykite šablono formatavimą. Tai užtikrins, kad jūsų pastraipos išlygiavimas yra tinkamas, o paraštės ir šrifto dydis - teisingi.
- Jei reikia, netgi galite pritaikyti atmintinę, kad būtų naudojama lentelė. Kartais tai yra gera idėja, ypač jei naudojant kulkų sąrašą ar kažką panašaus, atmintinė atrodo perpildyta ar sunkiai skaitoma.
- Įsitikinkite, kad ištrynėte visus šablone jau buvusius žodžius. Taip pat atidžiai perskaitykite savo atmintinę prieš ją siųsdami.
Žingsnis 6. Būtinai patikrinkite poraštę
Poraštė yra vieta puslapio apačioje, kurioje dažnai yra papildomos informacijos. Čia galite įtraukti savo įmonės informaciją arba asmeninę kontaktinę informaciją. Svarbu skirti laiko, kad įsitikintumėte, jog ši informacija yra teisinga. Paskutinis dalykas, kurį norite įvykdyti, yra parašyti puikią atmintinę ir tada turėti neteisingą kontaktinę informaciją arba jos visai trūksta.
Žingsnis 7. Tinkinkite savo išvaizdą
Vienas iš patraukliausių šablono dalykų yra tai, kad netgi galite pakeisti dokumento spalvą. Tai leidžia jums įgyti tam tikrą asmenybės laipsnį ir visas dokumentas išsiskiria tiksliau. Tai taip pat leidžia jums pasirinkti spalvą, atitinkančią esamą situaciją, siekiant užtikrinti, kad atmintinė būtų vizualiai įspūdinga, tačiau profesionali.
8. Išsaugokite savo atmintinę kaip unikalų dokumentą
Būtinai išsaugokite šios atmintinės kopiją. Tada turėsite skaitmeninį atsarginį dokumentą, patvirtinantį jūsų verslo ryšį.
9. Išsaugokite šabloną, kad galėtumėte jį vėl naudoti
Kai ateityje jums reikės naudoti atmintinę šiek tiek kitai temai, tiesiog pakeiskite kiekvieną lauką, kad jis atitiktų konkrečią atmintinės temą. Tai sutaupys jūsų laiką ir padės jums sukurti nuoseklią, profesionalią atmintinę, kuri pritrauks žmonių dėmesį, todėl atmintinė bus greitai perskaityta.
Patarimai
- Neduok per daug kodėl. Svarbu paaiškinti, kodėl norite, kad kažkas būtų padaryta, tačiau nepersistenkite.
- Prisiminimai visada turi būti trumpi.