Kaip sutvarkyti kvitus: 9 žingsniai (su nuotraukomis)

Turinys:

Kaip sutvarkyti kvitus: 9 žingsniai (su nuotraukomis)
Kaip sutvarkyti kvitus: 9 žingsniai (su nuotraukomis)

Video: Kaip sutvarkyti kvitus: 9 žingsniai (su nuotraukomis)

Video: Kaip sutvarkyti kvitus: 9 žingsniai (su nuotraukomis)
Video: Kaip efektyviai pasiekti savo tikslus? Saviveiksmingumo naudos 2024, Kovas
Anonim

Kvitų organizavimas gali atrodyti nelengvas uždavinys, ypač jei jūsų namuose yra popieriaus lapeliai. Nors nėra teisingo ar neteisingo būdo surūšiuoti įplaukas, galite pabandyti eksperimentuoti su įvairiais organizaciniais metodais, kad sužinotumėte, kuris iš jų geriausiai tinka jūsų namų ūkiui ar biurui. Jei norite laikyti popierinius kvitus, surinkite ir surūšiuokite juos vienoje vietoje. Jei norėtumėte lengviau rūšiuoti ir pasiekti savo lapelius, naudokite kompiuterį ar išmanųjį telefoną, kad juos sutvarkytumėte.

Žingsniai

1 metodas iš 2: popierinių kvitų rinkimas

Organizuokite kvitus 1 veiksmas
Organizuokite kvitus 1 veiksmas

Žingsnis 1. Reguliariai tikrinkite savo kvitus, kad jie nesusikauptų

Kas savaitę ar kas mėnesį surūšiuokite kvitus ir išmeskite visus nereikalingus. Paprastai laikykitės medicininių sąskaitų, kredito kortelių išrašų, banko išrašų ir kitų bendrųjų sąskaitų maždaug 1 metus.

Ši taisyklė netaikoma svarbiems failams, pvz., Mokesčių deklaracijoms, sąskaitų išrašams ir paskolų byloms. Laikykite juos po ranka

Organizuokite kvitus 2 veiksmas
Organizuokite kvitus 2 veiksmas

Žingsnis 2. Kvitus laikykite segtuve arba kartotekoje

Jei neturite daug kvitų, laikykite juos segtuve. Užpildykite rišiklį lakštų apsaugomis, tada įstumkite kvitus į apsaugus. Jei turite daug kvitų, dokumentų spinta yra geresnis saugojimo sprendimas,

  • Norėdami pridėti papildomą organizacijos sluoksnį, naudokite etikečių skirtukus, kad geriau rūšiuotumėte ir sutvarkytumėte kvitus.
  • Jei jūsų namų ūkis mažas, nuo 1 iki 1 12 (2,5–3,8 cm) rišiklis veiks gerai. Tačiau jei dirbate verslui, gali būti geresnis 3 colių (7,6 cm) segtuvas.
  • Naudodami etikečių skirstytuvus galite suskirstyti kvitus pagal kategoriją, datą ar pavadinimą.
Organizuokite kvitus 3 veiksmas
Organizuokite kvitus 3 veiksmas

Žingsnis 3. Rūšiuokite įplaukas chronologiškai, kad galėtumėte sekti savo išlaidas

Naudokite etikečių sistemą, kuri padeda peržiūrėti kvitus pagal datą. Skirtukų skirtukus ar aplankus pažymėkite skirtingais laiko tarpais, kad galėtumėte lengviau pasiekti tam tikrus kvitus. Pabandykite rūšiuoti failus pagal metus, jei neturite daug kvitų arba esate mažos šeimos narys. Jei valdote didelę įmonę ar organizaciją, gali tekti suskirstyti įplaukas pagal mėnesį ar savaitę.

Pavyzdžiui, jei kvitams tvarkyti naudojate rišiklį, skirtukų skirstytuvus galite sutvarkyti pagal metus. Jei naudojate kartoteką, galite naudoti atskirus aplankus kiekvienam metų mėnesiui

Sutvarkykite kvitus 4 veiksmas
Sutvarkykite kvitus 4 veiksmas

Žingsnis 4. Išdėstykite įplaukas pagal kategorijas, kad pamatytumėte, kiek išleidžiate

Prieš dėdami senus kvitus į lapų apsaugas ar aplankus, surūšiuokite lapelius į skirtingas krūvas, kad suprastumėte, kiek išleidžiate tam tikriems daiktams. Kai surūšiuosite failus, sutvarkykite ir paskirstykite kvitus į tinkamas vietas.

  • Pavyzdžiui, jei stebite namų ūkio išlaidas, galite surūšiuoti įplaukas į tokias kategorijas kaip bakalėjos, dujų pinigai, drabužiai ir kitos būtinos prekės.
  • Jei valdote didesnį verslą, galite rūšiuoti savo įplaukas pagal bankininkystę, kredito sąskaitas ir draudimo įmokas.
Organizuokite kvitus 5 veiksmas
Organizuokite kvitus 5 veiksmas

5 žingsnis. Sutvarkykite kvitus pagal pavadinimą, jei jums patinka dalykai abėcėlės tvarka

Pasirinkite skirtingas kategorijas ar grupes, kurias norite naudoti savo failų sistemoje, kurios jums atrodo prasmingos. Jei esate iš didelio namų ūkio ar dirbate versle, jums gali būti lengviau surūšiuoti kvitus pagal savo namų ūkio narių ar bendradarbių vardus.

Rūšiuoti kvitus abėcėlės tvarka didesniame aplanke. Pavyzdžiui, jei turite kategoriją „Maisto išlaidos“, galite surūšiuoti savo kvitus taip: „Applebees“, „Bob's Bakery“, „Burger King“ir kt

2 metodas iš 2: kvitų įkėlimas skaitmeniniu būdu

Organizuokite kvitus 6 veiksmas
Organizuokite kvitus 6 veiksmas

1 žingsnis. Nuskaitykite senus kvitus, kad galėtumėte juos perdirbti

Investuokite į mažą skaitytuvą, kuriuo galėsite paleisti senus kvitus. Netoli kompiuterio ar nešiojamojo kompiuterio sukurkite operacijų centrą, tada kiekvieną savaitę ar mėnesį skirkite tam tikrą laiko dalį kvitų nuskaitymui ir įkėlimui į skaitmeninę sąsają. Neišmeskite popierinių kvitų, kol neperskenavote jų į kompiuterį ar nešiojamąjį kompiuterį.

  • Jei po ranka neturite skaitytuvo, atsisiųskite nuskaitymo programą į savo telefoną. Naudokite šią programą, kad nuskaitytumėte kvito vaizdą, kai tik jį gausite. Kai kurios puikios rinkoje esančios programos yra „Scannable“, „Scanner Pro“, „CamScanner“ir „Genius“.
  • Kad būtų lengviau pasiekti ir atkurti, pabandykite visus nuskaitytus failus konvertuoti į PDF failo formatą.
Organizuokite kvitus 7 veiksmas
Organizuokite kvitus 7 veiksmas

Žingsnis 2. Rūšiuokite nuskaitymus į skaitmeninius aplankus ir poaplankius

Sukurkite skaitmeninius aplankus su aiškiomis ir veiksmingomis antraštėmis. Jei turite chronologinę rinkmenų sistemą, sukurkite aplankus, pažymėtus pagal mėnesį ar metus. Jei turite abėcėlinę rinkmenų sistemą, apsvarstykite galimybę sukurti aplankus pagal raidę. Šiuose dideliuose aplankuose sukurkite konkretesnius poaplankius, kurie gali padėti jums išsamiau tvarkyti ir suskirstyti įplaukas.

  • Pvz., Jei naudojate kategorišką rinkmenų sistemą, vieną iš savo aplankų pažymėkite „Maisto produktai“. Šiame aplanke sukurkite poaplankius, susietus su skirtingomis parduotuvėmis.
  • Jei naudojate chronologinę rinkmenų sistemą, galite turėti aplanką, pažymėtą „2020“, tada poaplankius, pažymėtus kaip sausis, vasaris ir pan.
Organizuokite kvitus 8 veiksmas
Organizuokite kvitus 8 veiksmas

Žingsnis 3. Pažymėkite failus pagal datą, kad galėtumėte juos greitai pasiekti

Pagalvokite apie veiksmingą santrumpą, kuri padės jums vėliau rasti kvitą ir jį nurodyti. Jei pageidaujate chronologinės rinkmenų sistemos, nurodykite metus ir konkrečią datą. Jei jums patinka kategoriškas pateikimas, galite pažymėti kvitą parduotuvės pavadinimu ir pirkimo data. Eksperimentuokite su skirtingais etikečių pavadinimais, kol rasite sistemą, kuri geriausiai tinka jums ir jūsų namų ūkiui.

  • Pavyzdžiui, galite pažymėti atskirus failus, pvz., „Jan_04_2019“, arba pabandyti kažką panašaus į „Supermarket_Jan_04“.
  • Jei pageidaujate kategoriškos ar abėcėlės tvarkymo sistemos, aplankus galite pažymėti kaip „Albertson Grocery Run 1/14“ar panašiai.
  • Kai kurie kompiuteriai leidžia pažymėti ir žymėti failus pagal spalvą. Jei jūsų kompiuteryje ar nešiojamajame kompiuteryje yra ši funkcija, pabandykite ją naudoti, kad geriau surūšiuotumėte kvitus. Pvz., Savo maisto prekių čekius galite pažymėti žalia žyma, o dujų kvitus - mėlyna.
Organizuokite kvitus 9 veiksmas
Organizuokite kvitus 9 veiksmas

Žingsnis 4. Sukurkite atsarginę kopiją savo kompiuteryje, kad apsaugotumėte ir apsaugotumėte nuskaitymus

Paimkite tuščią USB atmintinę ir įdėkite ją į kompiuterį ar nešiojamąjį kompiuterį. Naudodami žymeklį nukopijuokite ir įklijuokite kvitų failus iš kompiuterio į atminties kortelę. Pabandykite atnaujinti šią atminties kortelę kas kelis mėnesius, kad gautumėte naujausią kvitų atsarginę kopiją.

Tam gali veikti ir išorinis kietasis diskas

Variacija:

Atsisiųskite kvitų nuskaitymo programą, jei nenorite naudotis kompiuteriu. Ieškokite programų mobiliesiems, turinčių nuskaitymo funkciją ir leidžiančias išsaugoti įkeltus kvitus programoje. Naudodami tokio tipo sistemą, galite nuskaityti ir rūšiuoti savo kvitus kelyje. Kai kurios populiarios kvitų nuskaitymo programos yra „Expensify“, „ABUKAI“išlaidos, „Quickbook“, „Wave“kvitai ir „Certify Expense“.

Rekomenduojamas: