Geriausi būdai parengti nenumatytų atvejų planą

Turinys:

Geriausi būdai parengti nenumatytų atvejų planą
Geriausi būdai parengti nenumatytų atvejų planą

Video: Geriausi būdai parengti nenumatytų atvejų planą

Video: Geriausi būdai parengti nenumatytų atvejų planą
Video: How to do a Cost Benefit Analysis: A 3-Minute Crash Course 2024, Kovas
Anonim

Organizacijos kuria nenumatytų atvejų planus, kartais vadinamus „planu B“, kad pasirengtų kažkam blogam, kuris gali turėti įtakos organizacijos gebėjimui veikti. Sukurti veiksmingą nenumatytų atvejų planą yra būtina bet kuriai organizacijai. Organizacijai gali kilti pavojus dėl daugelio dalykų - nuo techninės nelaimės (pvz., Duomenų pažeidimo) iki natūralios (pvz., Potvynio). Rašydamas nenumatytų atvejų planus organizacija paruošia tokias galimybes.

Žingsniai

Nenumatytų atvejų planų pavyzdžiai

Image
Image

Gaisro nenumatytų atvejų plano pavyzdys

Image
Image

Grėsmės nenumatytų atvejų plano pavyzdys

Image
Image

Duomenų atkūrimo nenumatytų atvejų plano pavyzdys

1 dalis iš 3: Rizikos įvertinimas

Parašykite nenumatytų atvejų planą 1 žingsnis
Parašykite nenumatytų atvejų planą 1 žingsnis

1 žingsnis. Pasiruoškite parašyti savo nenumatytų atvejų planą

Pagrindinis tikslas turėtų būti užtikrinti, kad, jei įvyktų nelaimė, galėtumėte išlaikyti savo organizacijos veiklą.

  • Gera idėja turėti oficialią politiką, kurioje būtų nurodytas nenumatytų atvejų plano poreikis.
  • Planas apskritai turėtų būti paprastas. Kalba ir nurodymai joje turėtų būti suprantami būsimoms auditorijoms. Niekada nežinai, kas turės tai įgyvendinti.
  • Išsiaiškinkite konkretų veiksnį, dėl kurio reikės naudoti nenumatytų atvejų planą. Nustatykite, kaip vertinsite sėkmę, kad galėtumėte grįžti prie įprasto darbo. Nustatykite visas operacijas, kurios yra labai svarbios jūsų verslui tęsti.
Parašykite nenumatytų atvejų planą 2 veiksmas
Parašykite nenumatytų atvejų planą 2 veiksmas

2 žingsnis. Įsitikinkite, kad planas atsako į tris pagrindinius nenumatytų atvejų planų klausimus

Įsitikinę, kad jūsų planas atitinka visus šiuos tris klausimus, galėsite užtikrinti, kad nieko nepraleisite.

  • Kas gali atsitikti?
  • Ką darysime atsakydami?
  • Ką galime padaryti iš anksto, kad pasiruoštume?
Parašykite nenumatytų atvejų planą 3 veiksmas
Parašykite nenumatytų atvejų planą 3 veiksmas

3 žingsnis. Išsiaiškinkite riziką, kuri labiausiai tikėtina jūsų organizacijai

Galimos rizikos nustatymas yra vienas svarbiausių nenumatytų atvejų plano aspektų. Tai nebus universalus procesas. Turite nustatyti riziką, kuri būdinga tik organizacijai. Verslui gali kilti daug galimų pavojų.

  • Dėl stichinių nelaimių, tokių kaip potvyniai, uraganai ir sausros, gali prireikti nenumatytų atvejų plano. Kitos galimos rizikos apima krizę, nelaimingą atsitikimą darbo vietoje, personalo problemas (pvz., Lyderio mirtį ar streiką), duomenų praradimą, netinkamą valdymą ir produkto problemas (pvz., Atšaukimą).
  • Turėtumėte sutelkti dėmesį į tokias sritis kaip valdymas, ryšiai, finansiniai ištekliai, koordinavimas, logistiniai ir techniniai atsakymai.
  • Techninės nelaimės gali apimti tuos jūsų organizacijos komponentus, susijusius su ryšių infrastruktūra. Norėsite apsvarstyti galimą duomenų ar klientų praradimą.
Parašykite nenumatytų atvejų planą 4 žingsnis
Parašykite nenumatytų atvejų planą 4 žingsnis

Žingsnis 4. Pirmenybę teikite rizikai

Rizikuokite rizikas pagal tikimybę, kad jos atsiras. Visos rizikos nėra vienodos, o dauguma nenumatytų atvejų planų negali nuodugniai išnagrinėti kiekvienos galimos rizikos. Turite išsiaiškinti, kurie yra labiausiai tikėtini ir labiausiai paveiks įmonę.

  • Susikoncentruokite į svarbiausius įvykius. Turėtumėte išvardyti kiekvieną įvykį, kuris gali turėti įtakos operacijoms, bet tada juos reitinguoti nuo 1 iki 10. Koks būtų kiekvieno įvykio poveikis? Mažas gaisras, izoliuotas vienoje mašinoje, greičiausiai bus žemesnis nei, pavyzdžiui, sudegusi visa gamykla.
  • Tada sukurkite reitingą, kaip dažnai gali kilti rizika. Pvz., Galite gauti 10 balų, jei tai gali įvykti kartą per mėnesį, ir 1, jei tai gali įvykti kartą per 100 metų. Tada padauginkite du balus dėl tikimybės ir poveikio, kad gautumėte bendrą balą.
  • Pirmiausia dirbkite su aukščiausiais balais. Sugalvokite atkirtį. Vis dėlto galite pažvelgti į žemo balo elementus ir sukurti bendrą procesą. Sritys, kurios yra būtinos organizacijos išlikimui, paprastai yra aukščiausios, pavyzdžiui, pinigų srautų išlaikymas, rinkos dalis ir personalo palaikymas.

Rezultatas

0 / 0

2 dalis Viktorina

Su kokiomis galimomis rizikomis susiduria įmonės?

Streikai

Uždaryti! Tiesa, kad įmonės turi atsižvelgti į personalo riziką, pavyzdžiui, streikus. Išsiaiškinkite savo organizacijos unikalią riziką, išnagrinėję tokias sritis kaip valdymas, ryšiai ir finansai. Tačiau, be streikų, reikia apsvarstyti ir kitą riziką. Spustelėkite kitą atsakymą, kad surastumėte tinkamą…

Duomenų praradimas

Bandyk iš naujo! Duomenų praradimas yra didžiulė rizika daugeliui nuo kompiuterio priklausomų įmonių. Tai gali paveikti ne tik jūsų organizaciją, bet ir klientus. Vis dėlto, yra daug kitų rizikų, su kuriomis susiduria įmonės ir kurioms naudingas nenumatytų atvejų planas. Pasirinkite kitą atsakymą!

Uraganai

Beveik! Didelio masto uraganai, tokie kaip Katrina, mus išmokė, kokį poveikį jie gali turėti regionui. Kiti stichinių nelaimių pavojai yra potvyniai ir sausra. Tačiau atminkite, kad jūsų nenumatytų atvejų planas turėtų apimti ir kitą riziką. Bandyk iš naujo…

Produktų atšaukimas

Ne visai. Produktų atšaukimas vyksta dažniau, nei manote. Kiti rizikos pavyzdžiai yra nelaimingi atsitikimai darbe, netikėtos mirtys ir netinkamas valdymas. Jūsų nenumatytų atvejų planas turėtų aptarti, kas turėtų nutikti, jei atsirastų bet kuri iš šių rizikų. Spustelėkite kitą atsakymą, kad surastumėte tinkamą…

Visi aukščiau išvardinti dalykai

Teisingai! Streikai, duomenų praradimas, stichinės nelaimės ir produktų atšaukimas yra visi pavojai, su kuriais susiduria organizacija. Kiti pavyzdžiai yra nelaimingi atsitikimai darbe, netikėtos mirtys ir netinkamas valdymas. Įvertinkite kiekvieną savo verslo sritį, kad nustatytumėte jos unikalią riziką. Perskaitykite kitą viktorinos klausimą.

Norite daugiau viktorinų?

Toliau išbandykite save!

2 dalis iš 3: Nustatykite scenarijus

Parašykite nenumatytų atvejų planą 5 veiksmas
Parašykite nenumatytų atvejų planą 5 veiksmas

1 žingsnis. Sukurkite aukščiausios rūšies rizikos scenarijus

Norėdami sukurti veiksmingą nenumatytų atvejų planą, turėsite parengti realius kiekvienos rizikos scenarijus. Konkrečiai apibūdinkite, kas gali nutikti, jei įvyktų kiekviena iš svarbiausių rizikų.

  • Po to, kai kruopščiai sukuriate scenarijus, galite pradėti nustatyti poveikį. Koks galėtų būti galutinis kiekvieno scenarijaus poveikis išsamiai?
  • Galite sukurti skirtingas to paties scenarijaus gradacijas, pvz., Geriausią, labiausiai tikėtiną ir blogiausią scenarijų.
Parašykite nenumatytų atvejų planą 6 veiksmas
Parašykite nenumatytų atvejų planą 6 veiksmas

Žingsnis 2. Sukurkite scenarijų, kaip gali atsiskleisti tvarkaraštis

Nustatykite, kas ir kada bus atsakingas. Nepamirškite atnaujinti kontaktų sąrašų ir nustatyti, kas bus atsakingas už pranešimus.

  • Apibrėžkite laiko rėmus. Kas nutiks pirmą dieną ar pirmą savaitę? Būkite labai konkretus.
  • Galite turėti scenarijų, susijusių su fiziniais, organizaciniais ir instituciniais pažeidimais, terminus. Pavyzdžiui, fizinis pažeidžiamumas gali būti susijęs su infrastruktūra. Organizacija gali spręsti, ar yra išankstinio įspėjimo sistemos, ar kvalifikuotos reagavimo komandos. Instituciniai pažeidžiamumai gali būti susiję su tuo, ar yra finansinių išteklių, ar išorės partnerių. Skirtingi žmonės gali būti atsakingi už skirtingus aspektus.
Parašykite nenumatytų atvejų planą 7 veiksmas
Parašykite nenumatytų atvejų planą 7 veiksmas

3 žingsnis. Nuspręskite, kas bus svarbiausia, kad jūsų verslas vėl pradėtų veikti

Išsamiai išnagrinėkite šiuos kampus. Nubrėžkite pajėgumus ir pažeidžiamumą. Kokius pajėgumus organizacija turi, kad galėtų susidoroti su rizika ar ją sumažinti?

  • Pavyzdžiui, tarkime, kad galimas pavojus yra potvynis. Potenciali rizika gali būti upių potvyniai, perpildyti krantų ir paveikti namų rajonus. Pažeidžiamumas gali būti prasta infrastruktūra. Gali būti, kad po ranka yra kvalifikuotas personalas.
  • Sąžiningai įvertinkite išteklius. Kokias funkcijas turėsite pakeisti ar sumažinti dėl ribotų išteklių? Atlikite poveikio verslui analizę. Norite nustatyti, kurios sritys yra būtinos, kad verslas įvykdytų savo misiją ir tęstų veiklą.
Parašykite nenumatytų atvejų planą 8 žingsnis
Parašykite nenumatytų atvejų planą 8 žingsnis

Žingsnis 4. Raskite būdų, kaip sumažinti riziką

Paprastai neužtenka sukurti „planą B“, tada atsisėsti ir tikėtis, kad jis niekada neišsipildys. Įvertinkite, kaip galite nedelsdami imtis veiksmų, kad sumažintumėte riziką. Sukurkite prevencines strategijas.

  • Apsvarstykite partnerių prieinamumą. Kokie vietiniai ištekliai būtų prieinami ištikus nelaimei? Ar kaimynai norėtų padėti?
  • Geriausi nenumatytų atvejų planai padeda įmonėms nustatyti sritis, kurias jie gali patobulinti, kad sumažintų tikimybę, jog planas iš pradžių bus reikalingas.
  • Galbūt suprasite, kad jums, pavyzdžiui, reikia draudimo, arba turėtumėte atlikti nelaimių pratybas. Galbūt jūs suprantate, kad pagrindiniams darbuotojams reikia papildomo mokymo. Kalbant apie duomenų grėsmes, galite įdiegti atsarginę kopiją. Sukurkite kiekvieno scenarijaus planą

Rezultatas

0 / 0

3 dalis Viktorina

Teisinga ar klaidinga: turėtumėte apibūdinti galimus kiekvienos svarbiausios rizikos scenarijus.

Tiesa

Visiškai! Įsivaizduokite, kas nutiktų geriausiu ir blogiausiu atveju. Tada atlikite poveikio verslui analizę, kad nustatytumėte, kurios sritys yra būtinos, kad verslas įvykdytų savo misiją ir tęstų veiklą. Perskaitykite kitą viktorinos klausimą.

Netiesa

Tikrai ne! Skirtingi vaidmenų žaidimai padeda nustatyti jūsų verslo sritis, kurioms labiausiai gresia nelaimė. Tęskite kiekvieną scenarijų toliau, apgalvodami prevencines strategijas, tokias kaip atsarginių sistemų diegimas ar papildomas mokymas. Pasirinkite kitą atsakymą!

Norite daugiau viktorinų?

Toliau išbandykite save!

3 dalis iš 3: Laikykitės nenumatytų atvejų plano

Parašykite nenumatytų atvejų planą 9 veiksmas
Parašykite nenumatytų atvejų planą 9 veiksmas

Žingsnis 1. Praneškite apie planą visiems darbuotojams

Turite šviesti pagrindinius savo organizacijos žmones apie vietą, kol jos niekada nereikės.

  • Pasakykite žmonėms, kokį vaidmenį ir pareigas jie turės, kad nekiltų painiavos, jei planą reikia įgyvendinti ekstremalios situacijos atveju. Tai sumažins panikos tikimybę.
  • Suteikite žmonėms tinkamą mokymą, kurio jiems prireiks, kad įvykdytų savo įsipareigojimus, nurodytus plane. Jei reikia, laikykite pratimus. Po treniruotės atlikite koregavimus.
Parašykite nenumatytų atvejų planą 10 veiksmas
Parašykite nenumatytų atvejų planą 10 veiksmas

Žingsnis 2. Išbandykite savo nenumatytų atvejų planą

Testavimą galite padaryti valdomą ir ekonomiškai efektyvų atlikdami keturis etapus. Jei paaiškėja, kad sritis yra netinkama arba prieštarauja kitų departamentų nenumatytų atvejų planams, galite redaguoti ir iš naujo patikrinti planą.

  • Atlikite vyresniųjų darbuotojų peržiūrą. Vyresnysis personalas pasirenka datą ir laiką, kad peržiūrėtų visus nenumatytų atvejų planus ir pripažintų žmones, kurie kruopščiai atliko užduotį.
  • Atlikite tarpžinybinę peržiūrą. Čia kiekvienas skyrius peržiūri kito skyriaus planus. Tai etapas, kuris paskirsto išteklius ir nustato konfliktus.
  • Kritinių sistemų gedimų tyrimas. Šis bandymo etapas gali būti lokalizuotas skyriuose. Bandymas apima sistemos ir (arba) pardavėjo gedimų modeliavimą. Galite atlikti vaidmenų scenarijus, iš tikrųjų neišjungdami svarbios įrangos ar procesų.
  • Tikras reikalas. Galiausiai turėtumėte visiškai išbandyti nenumatytų atvejų planą. Tai gali apimti trumpalaikį išjungimą pagrindinėse srityse realiuoju laiku.
Parašykite nenumatytų atvejų planą 11 veiksmas
Parašykite nenumatytų atvejų planą 11 veiksmas

Žingsnis 3. Planą laikykite toje vietoje, kur jį būtų galima lengvai pasiekti

Jei ištinka nelaimė, nenorite, kad planas sudegtų su ugnimi arba būtų nublokštas potvynio. Jūs nenorite, kad duomenų pažeidimas apsunkintų plano atkūrimą, kai to labiausiai reikia.

  • Raskite plano (arba jo kopijos) vietą kitoje vietoje. Vis dėlto norite jį kažkur laikyti, kur prireikus galite greitai jį pasiekti.
  • Visada laikykite plano kopiją kitoje vietoje nei originalas. Ir įsitikinkite, kad daugiau nei vienas žmogus žino, kaip prie jo prieiti, ir turi įgaliojimus tai padaryti.
Parašykite nenumatytų atvejų planą 12 veiksmas
Parašykite nenumatytų atvejų planą 12 veiksmas

Žingsnis 4. Peržiūrėkite planą reguliariai

Kartais viskas keičiasi. Jūsų prielaidos gali būti pasenusios. Rizika gali būti didesnė nei anksčiau.

  • Į planą ir jo atnaujinimus įtraukite daugiau nei vieną asmenį. Pavyzdžiui, galbūt norėsite, kad naujas darbuotojas pažvelgtų į tai naujai arba patikrintų.
  • Patvirtinkite visas prielaidas, suderindami jas su naujausiais duomenimis arba patikrindami jas su trečiąja šalimi. Galbūt atsarginėje kompiuterinėje sistemoje yra mažiau duomenų, nei jūs manėte.

Rezultatas

0 / 0

4 dalis Viktorina

Kaip turėtumėte laikytis nenumatytų atvejų plano?

Saugiai laikykite jį seife.

Ne! Planą turėtumėte laikyti lengvai pasiekiamoje vietoje. Jei jūsų įmonė turi kelias buveines, įsitikinkite, kad kiekvienoje svetainėje yra kopija kartu su asmeniu, žinančiu jos buvimo vietą. Yra geresnis pasirinkimas!

Išbandykite planą, uždarydami savo verslą vienai dienai.

Negali būti! Norėdami išbandyti planą realiu laiku, apsvarstykite trumpalaikį pagrindinių sričių uždarymą. Vykdykite planą ir atkreipkite dėmesį į visas problemas. Vėliau peržiūrėkite juos su savo darbuotojais, kad supaprastintumėte procesą. Yra geresnis pasirinkimas!

Praneškite apie planą savo vyresniems darbuotojams.

Ne visai! Turėtumėte informuoti visus plano darbuotojus, kad visi žinotų, ką daryti avarijos atveju. Peržiūrėkite individualius vaidmenis ir pareigas bei reguliariai organizuokite mokymus ir pratybas. Dabar darbuotojų mokymas sumažina panikos tikimybę vėliau. Spustelėkite kitą atsakymą, kad surastumėte tinkamą…

Reguliariai peržiūrėkite ir atnaujinkite planą.

Teisingai! Jūsų prioritetinė rizika ir geriausi būdai ją sumažinti gali pasikeisti. Pabandykite, kad naujas darbuotojas suteiktų planui naujų akių. Be to, dar kartą peržiūrėkite turimas sistemas ir susitarimus, kad įsitikintumėte, jog jie yra atnaujinti. Perskaitykite kitą viktorinos klausimą.

Norite daugiau viktorinų?

Toliau išbandykite save!

Patarimai

  • Nenustatykite savo nenumatytų atvejų plano taip žemai, kad niekada jo nepasiektumėte!
  • Galbūt norėsite daugiau nei vieno nenumatytų atvejų plano.
  • Pradėkite nuo nenumatytų atvejų planavimo komiteto sudarymo ir išsirinkite asmenį, kuris vadovaus šiam komitetui. Atsarginių situacijų plano vadovas pateikia įgūdžius, įrankius ir žinių bazę, kad kiekvienas skyrius galėtų parašyti savo planą.
  • Dar kartą peržiūrėkite planą. Antroji apžvalga padeda rasti dalykų, kurie buvo praleisti pirmą kartą.

Rekomenduojamas: