Didžiosios knygos vedimas yra vienas iš pagrindinių apskaitos principų. Ledgers leidžia įmonei greitai peržiūrėti visas operacijas sąskaitoje vienu metu. Laimei, apskaitos knygos tvarkymas yra gana paprastas, todėl kiekvieną savo verslo finansinę operaciją reikia registruoti žurnale ir pagrindinėje knygoje.
Žingsniai
Didžiosios knygos šablonas
Apskaitos knygos šablonas
Palaikykite „wikiHow“ir atrakinkite visus mėginius.
1 dalis iš 2: Išlaidų įrašymas žurnaluose
Žingsnis 1. Žinokite, kad žurnalas yra visų jūsų įmonės atliktų sandorių sąrašas
Buhalteriniame žurnale įrašoma išsami informacija, data ir visų pinigų, tekančių į jūsų verslą ir iš jo, suma. Tai nespecifiška, tai reiškia, kad viską įrašote į žurnalą, nesvarbu, kur eina pinigai. Pirmiausia turite įrašyti savo operacijas į žurnalą, prieš paskelbdami jas knygoje.
Žingsnis 2. Išsaugokite visų savo verslo kvitų, sąskaitų faktūrų ir skolų kopijas
Norėdami sukurti tikslų apskaitos žurnalą ir knygą, turite turėti tikslius dokumentus, todėl išsaugokite viską, ką turite, susijusius su finansais, kad galėtumėte juos naudoti vėliau.
Žingsnis 3. Nustatykite žurnalo puslapį
Naudodami skaičiuoklę ar kompiuterinę apskaitos programą, pradėkite naują žurnalo puslapį, padalindami puslapį į penkis stulpelius:
- Data
- Paskyra
- apibūdinimas
- Šaltinio numeris
- Debetas
- Kreditas
Žingsnis 4. Įrašykite sandorius jų įvykimo datą
Antraštėje „data“pažymėkite, kada buvo atlikta operacija. Turėtumėte turėti žurnalą apie bet kokį jūsų verslo sąveikos tipą. Jei 2015 m. Balandžio 20 d. Gausite 500 USD čekį savo verslui, pradėkite žurnalo įrašą 4/20/15.
Jums reikia tikslios buhalterinės apskaitos datos. Raskite laiko bent kartą per savaitę registruoti visus savo žurnalo įrašus, kad neprarastumėte nė vieno
5 veiksmas. Suskirstykite operacijos „sąskaitą“į kategorijas
Čia ypač patogu apskaitos žodynas. Sąskaitos yra būdas galvoti apie tai, kaip išleidžiami ar uždirbami jūsų pinigai. Pavyzdžiui, 500 USD čekis papildo jūsų įmonės grynuosius pinigus, todėl jis bus pažymėtas 4/20/15, Pinigai.
Kai kurios dažniausiai pasitaikančios sąskaitos yra šios:
-
Pinigai:
Pinigai, kuriuos jūsų verslas turi po ranka. Tai nebūtinai yra sunkūs pinigai. Pavyzdžiui, jei kas nors išrašys jūsų verslui 500 USD čekį, tai padidins grynuosius pinigus.
-
Mokėtinos sumos:
Tai yra jūsų verslo skolos. Pavyzdžiui, jei 500 USD čekis, kurį gavote, yra paskola, savo sąskaitų žurnale turite pažymėti 500 USD.
-
Gautinos sumos:
Tai pinigai, kuriuos skolingas jūsų verslas.
-
Bendrasis žurnalas:
Šis žurnalas yra būtinas norint fiksuoti visas keistas ar vienkartines operacijas, pvz., Blogas skolas, infliaciją, įrangos pardavimą ir kt.
-
Pardavimai:
Pajamos, gautos pardavus jūsų įmonės produktą.
- Įranga, atlyginimai, žemė Šios trys sąskaitos, paprastai atskiros, išsamiai apibūdina išlaidas, reikalingas jūsų verslui palaikyti.
Žingsnis 6. Kiekvienai paskyrai priskirkite numerį, kad būtų lengviau jį peržiūrėti
Tai paprastai vadinama jūsų „sąskaitų planu“. Paprastai panašios sąskaitos pateikiamos šalia viena kitos, todėl galite pažymėti darbo užmokesčio išlaidas 501, komunalines išlaidas 521 ir reklamos išlaidas 531. Tai padės vėliau lengvai užsisakyti ir nurodyti skirtingas paskyras. Pvz., Jei nuspręsite pažymėti „Pinigai“kaip 101, galite pažymėti čekį kaip 15/4/20, Pinigai, #501.
Tarpas tarp skaičių (501 ir 521) yra toks, kad tarp jų galėtumėte pridėti naujų įrašų. Pvz., Jei naudojate fizines knygas arba norite kasmet pradėti naują žurnalą, galite pažymėti „Darbo užmokesčio išlaidos“kaip visus sąskaitos numerius 501–520, po vieną kiekvienam ateinančiam 20 metų
Žingsnis 7. Įrašykite išsamią sandorio informaciją
Išvardę datą, sąskaitą ir nuorodos numerį, trumpai aprašykite operaciją. Tai turi būti tik pakankamai informacijos, kad tiksliai primintų, iš kur gauti pinigai arba kodėl jie buvo išleisti. Naudodami čekio pavyzdį, rašytumėte 15.04.15, Pinigai, #501, čekis iš draugo.
Kai kurie kiti aprašymų pavyzdžiai:
- „Paskola iš„ Liberty Bank “.
- „Pinigai iš mokesčių deklaracijos“.
- „Senos orkaitės pardavimas“.
- „Gamyklos stogo remontas“.
Žingsnis 8. Atkreipkite dėmesį, ar sandoris buvo debetas, ar kreditas
Debetas yra turtas arba dalykai, didinantys jūsų verslo vertę. Pavyzdžiui, jei uždirbate 500 USD, nurodote tai kaip debetą. Kreditai yra jūsų verslo išlaidos arba įsipareigojimai, pvz., Paskolos ar mokėtinos sumos. Tiesiog nurodykite pinigų sumą, išleistą ar gautą pagal kiekvieną sąskaitą. Dėl čekio išrašykite 15/4/20, grynieji pinigai, #101, čekis iš draugo, 500 USD debetas.
- Skolos ir kreditai panaikinami. Pvz., Jei išleisite tuos 500 USD naujai kepyklai skirtai orkaitei, pastebėsite 500 USD skolą (įranga) ir 500 USD kreditą (grynuosius pinigus). Nors jūs gaunate 500 USD įrangos vertės, jūs prarandate 500 USD grynaisiais.
- Į bendrus debetus įeina pinigai, gautinos sumos, įranga, žemė, darbo užmokestis ir asmeninės lėšos.
- Į bendrus kreditus įeina: išleisti pinigai, mokėtinos sumos, sąskaitos, hipotekos ir paskolos mokėjimai.
- Atminkite- debetas yra turtas, o kreditas- įsipareigojimas.
9. Naudokite atskiras eilutes operacijoms, kurios taikomos kelioms paskyroms
Pvz., Tas 500 USD čekis, kurį gavote savo verslui, gali būti paskola, o tai reiškia, kad turėsite jį užrašyti kaip „Pinigai“ir „Mokėtinos sumos“. Naudokite atskiras eilutes po ta pačia data ir aprašymu, kad pažymėtumėte sąskaitas ir jų sumas.
-
15/4/20, grynieji pinigai, #101, čekis iš draugo, 500 USD debetas
Mokėtinos sumos, Nr. 201, Paskola iš draugo, 500 USD kreditas
Žingsnis 10. Įrašykite kiekvieną operaciją, kaip tai atsitinka
Kiekvieną kartą, kai kuri nors iš jūsų paskyrų pasikeičia, įrašykite jį į savo bendrą žurnalą. Pagalvokite apie šį dokumentą kaip apie savo finansų „istoriją“- jame pateikiama išsami informacija apie kiekvieną ekonominę jūsų verslo sąveiką.
Dienos ar savaitės pabaigoje pasiimkite visus savo kvitus ir sąskaitas faktūras ir palyginkite jas su savo žurnalu, kad įsitikintumėte, jog nieko nepraleidote
Žingsnis 11. Pažymėkite savo žurnalą
Kaip ir pažymėjote kiekvieną paskyrą, taip pat turėtumėte sukurti savo žurnalo etiketę. Pavyzdys gali būti pagal datą, pvz., „Bendrasis žurnalas, skirtas 2015-04-01 → 5/1/15“, arba tiesiog naudojant skaičius, kad chronologiškai išdėstyti žurnalus, pvz., „1 žurnalas“.
Žingsnis 12. Reguliariai perkelkite savo žurnalo įrašus į sąskaitų knygas
Sąskaitos knyga užregistruoja kiekvieną operaciją pagal sąskaitą - taigi turite grynųjų pinigų, gautinų sumų ir kt. Knygą. Turite vesti žurnalą ir knygą, kad vadovai, buhalteriai ir darbuotojai galėtų greitai sužinoti apie jūsų įmonės finansinę būklę. data ir tipas.
Jei įmanoma, iš karto po įrašymo į žurnalą įrašykite savo knygą
2 dalis iš 2: Sąskaitų knygų rašymas
Žingsnis 1. Naudokite sąskaitų knygas, kad galėtumėte sekti konkrečias operacijas, pvz., Grynuosius pinigus, gautinas sumas ar pardavimus
Žurnalai yra tai, kur jūs rašote kiekvienos verslo operacijos datą, išsamią informaciją ir sumą pagal jos tipą. Tačiau didžiosios knygos šią informaciją suskaido į konkrečias sąskaitas, leidžiančias savo lapuose matyti visas operacijas, pvz., Grynuosius pinigus, gautinas sumas, pardavimus.
2 žingsnis. Sukurkite kiekvienos sąskaitos knygos puslapį
Sudarykite konkrečias sąskaitų knygas pagal jų pavadinimą ir nuorodos numerius. Jūsų pirmoji knyga gali būti „Pinigai, #101“. Ši knyga parodys kiekvieną jūsų atliktą grynųjų pinigų operaciją. Žurnalo įrašus nukopijuosite į atitinkamas knygas, todėl jums reikės kiekvienos jūsų žurnale nurodytos sąskaitos knygos.
- Apsvarstykite galimybę sukurti „Sąskaitų plano“turinio puslapį, kad būtų lengviau stebėti kiekvieną sąskaitos numerį.
- Jei turite nelyginių išlaidų, apsvarstykite ir „didžiąją knygą“, kuri renka netipines operacijas, tokias kaip mokesčių deklaracijos, blogi pardavimai, asmeninės išlaidos ir kt.
Žingsnis 3. Puslapio kairėje sudarykite datos, žurnalo numerio ir aprašo stulpelius
Jie gali būti nukopijuoti tiesiai iš jūsų žurnalo įrašo apie operaciją. Norėdami gauti 500 USD čekį, galite pateikti sąrašą „4/20/15, Journal 1, Check from Friend“.
4 žingsnis. Likusią knygos dalį padalinkite į tris skyrius:
Debetas, kreditas ir likutis. Tai leidžia greitai pamatyti, kas jums priklauso (debetas), ką išleidžiate (kreditas) ir kiek dar skolingas (likutis.) Jūsų paskutinis lapas turėtų atrodyti maždaug taip: Data | Nuoroda | Aprašymas | Debetas | Kreditas | Balansas |
Sąskaitoje, kaip ir žurnale:
- Debetas reiškia gautus pinigus.
- Kreditas reiškia pinigus, kuriuos esate skolingi ar sumokėję.
- Balansas reiškia tai, ką dar skolingas, arba skirtumą tarp debeto ir kredito.
5. Padėkite visus susijusius kreditus ir debetus vienas šalia kito
Pavyzdžiui, jei turite 500 USD paskolą iš draugo, pirmiausia pažymėkite 500 USD kaip debetą. Tarkime, kad kitą dieną pirmą kartą parduodate už 200 USD ir nuspręsite grąžinti savo draugui. Pažymėkite naują datą, 15.04.21, ir parašykite 200 USD savo kredito skiltyje.
Žingsnis 6. Naudokite balanso skyrių, kad apskaičiuotumėte, kiek pinigų uždirbote ar dar skolingas
Paskutiniame pavyzdyje jūs sumokėjote 200 USD iš 500 USD paskolos, kurią jums davė draugas. Atraskite atliktą mokėjimą iš visos skolos, kad rastumėte balansą. Čia jūs vis dar esate skolingi 300 USD, todėl atkreipkite dėmesį, kad balansas yra jūsų mokėjimo dešinėje.
- Kitaip tariant, likutis = kreditas - debetas.
- Ne visos išlaidos turės likutį. Pavyzdžiui, jei gaunate 20 000 USD stipendiją tyrimams, kurios jums nereikia grąžinti, tiesiog pažymėkite 20 000 USD debeto stulpelyje ir eikite toliau.
Žingsnis 7. Nepamirškite kiekvienoje paskyroje atlikti susijusių įrašų
Grįžtant prie draugo 500 USD paskolos, taip pat turite atkreipti dėmesį, kad esate jiems skolingi „Skolos:/4/20/15 | 1 žurnalas | Paskola iš draugo | 0 USD debetas | 500 USD kreditas | 500 USD likutis | Tai turi įvykti kiekvieną kartą, kai paskyra pasikeičia. Pavyzdžiui, jei nuspręsite sumokėti savo draugui, turėsite padaryti naują įrašą/4/21/15 | 1 žurnalas | Paskola iš draugo | 200 USD debetas | 500 USD kreditas | Likę 300 USD |
8. Įrašykite operacijas, kai jos įvyksta
Kiekvieną kartą, kai įrašomas žurnalas, tas įrašas turi būti nedelsiant paskelbtas knygoje. Mūsų pavyzdyje yra žurnalo įrašas: Paskola iš draugo už 500 USD. Šis žurnalo įrašas turi įtakos 2 sąskaitoms (grynieji pinigai ir gautinos sumos), todėl turite atlikti įrašus abiejose didžiosios knygos sąskaitose.
- Eikite į savo knygos puslapį „Pinigai“. Kairiajame stulpelyje (kuris naudojamas debetams įrašyti) įrašykite operacijos datą, tada - sumą. Šiame pavyzdyje suma yra 500 USD.
- Eikite į savo knygos „Gautinos sumos“puslapį. Dešiniajame stulpelyje įrašykite datą (kuri naudojama kreditams), o po to - operacijos sumą. Šiame pavyzdyje suma yra 500 USD.
- Atnaujinkite šiuos puslapius, kai atsiranda naujų žurnalo įrašų.
Žingsnis 9. Pridėkite skyrių „pastabos“, kad būtų lengviau sekti naują informaciją
Pvz., Kai sumokėjote visą 500 USD paskolą, po aprašymu galite parašyti „Sumokėta visa“arba nedidelę pastabų skiltį šalia „Likutis“.
Žingsnis 10. Sujunkite skirtingas sąskaitas į vieną knygą, kad sukurtumėte savo pagrindinę knygą
Pilnoje knygoje pateikiama išsami informacija apie kiekvieną sąskaitą, kad kiekvienas galėtų ją peržiūrėti ir tiksliai pamatyti, kiek pinigų uždirbama/išleidžiama kiekvienoje kategorijoje. Pirmame puslapyje yra sąskaitų planas, išvardijant kiekvieną sąskaitą knygoje ir jos numerį, pvz., „Pinigai, #101“, kad žmonės galėtų lengvai rasti jiems reikalingą informaciją.
Pridėkite sąskaitas prie knygos, kad galėtumėte lengvai pasiekti
Žingsnis 11. Pridėkite kiekvienos sąskaitos debetus ir kreditus puslapio apačioje
Tai leidžia jums sužinoti bendrą sumą, kurią turite arba esate skolingas už kiekvieną sąskaitą. Jei kreditai yra didesni nei debetai, tai sąskaita praranda pinigus. Tačiau to galima tikėtis - mokėtinos sumos visada liks skolingos, nes tai yra visų skolingų pinigų sąrašas.
Žingsnis 12. Sudėkite visus debetus ir kreditus ir įsitikinkite, kad jie sutampa
Debetas visada bus lygus kreditui. Tai yra geležinė apskaitos taisyklė ir ji yra prasminga: visi jūsų pinigai turėjo būti iš kažkur. Jei ką nors nusipirkote, už tai sumokėjote (kreditas), o dabar turite (skolos). Jei yra kokių nors neatitikimų, pažiūrėkite į savo žurnalą ir suraskite viską, ką pamiršote įrašyti.
- Atminkite - bet kokia operacija, teigiama ar neigiama, turi būti įtraukta į žurnalą ir knygas.
- Kai kurie pradedantys buhalteriai dažnai pamiršta „nuosavybės“idėją. Pavyzdžiui, jei verslui išleidžiate 10 000 USD, tada verslas techniškai jums yra skolingas 10 000 USD. Jei verslas kada nors buvo parduotas, jums bus grąžinta 10 000 USD.
13 žingsnis. Peržiūrėkite, kaip sudaryti balansą, jei jums sunku atsiskaityti už visas skolas ir kreditus
Balansai yra jūsų verslo turto ir įsipareigojimų momentiniai vaizdai. Šioje naudingoje formoje išvardijama visa, kas priklauso jūsų įmonei ir yra skolinga bet kuriuo metu, o tai gali padėti pamatyti visas skyrius jūsų knygoje.
Žingsnis 14. Susipažinkite su apskaitos ciklu, kad sužinotumėte, kas bus toliau
Įrašymas į didžiąją knygą yra 2 žingsnis, vadinamasis apskaitos ciklas. Sąrašas savaime nebūtų labai naudingas, tačiau naudojamas kaip ciklo dalis - tai neįkainojama priemonė. Apskaitos ciklą galima suskirstyti į kelis supaprastintus veiksmus.
- Surinkite pirminius dokumentus, pvz., Kvitus ar sąskaitas faktūras, kuriuos reikia registruoti.
- Įrašykite operaciją į žurnalą chronologine tvarka.
- Skelbkite žurnalo įrašus į apskaitos knygas.
- Paruoškite bandomąjį balansą. Tai visų suvestinių knygų sąskaitų sąrašas ir jis turėtų būti parengtas ataskaitinio laikotarpio pabaigoje.
- Paruoškite finansines ataskaitas. Juos galima surinkti tinkamai sureguliavus bandomąjį balansą.
Patarimai
Atminkite, kad aukščiau pateikti pavyzdžiai bus vienodai veiksmingi, kai jie bus išreikšti kitomis valiutomis
Žiūrėkite šiuos susijusius vaizdo įrašus
Video ekspertas
Video ekspertas
Ekspertų vaizdo įrašas Koks yra geriausias būdas studijuoti apskaitos egzaminus?