Dėl įvairių priežasčių galite parašyti oficialų prašymo laišką, įskaitant prašyti kažko pinigų ar kitos pagalbos arba paprašyti, kad jis imtųsi tam tikrų veiksmų. Jūsų laiškas paprastai turėtų būti trumpas - ne ilgesnis kaip puslapis - ir tiesiogiai bei užtikrintai paaiškinti, ko norite. Kaip baigsite laišką, priklauso nuo laiško tikslo ir asmens, kuriam rašote. Paprastai jūs uždarytumėte asmeninį laišką pažįstamam asmeniui atsitiktinai, nei uždarytumėte laišką, parašytą verslo ar profesiniais tikslais.
Žingsniai
1 iš 2 metodas: asmeninio laiško uždarymas
Žingsnis 1. Formuokite savo užklausą mandagia kalba
Asmeniniame laiške paprastai pateikiate tam tikrą pagrindinę informaciją apie tai, kodėl pateikiate užklausą, tada tiesiogiai nurodykite savo užklausą. Tokia frazė kaip „ar tu“ar „galėtum“leidžia gavėjui žinoti, kad jūs nelaikote savaime suprantamu dalyku, kad jis įvykdys jūsų prašymą.
Pavyzdžiui, galite parašyti „Ar norėtumėte palydėti mano seserį į lėšų rinkimo akciją, kad jai nereikėtų eiti vienam?“
Žingsnis 2. Pradėkite naują pastraipą bet kokiam tolesniam prašymui
Jei jums reikia gavėjo atsakymo iki tam tikros datos arba jei jis turi daryti ką nors kita, susijusią su užklausa, laikykite jį atskirai nuo pagrindinės užklausos. Tai leidžia gavėjui žinoti, kad tolesnė užklausa yra pavaldesnė pagrindinei užklausai.
Jei norite tęsti ankstesnį pavyzdį, tolesnis prašymas gali būti toks: „Mes taip pat būtume dėkingi, jei norėtumėte ją nuvesti į renginį ir vėliau parvežti namo“
Žingsnis 3. Iš anksto padėkokite gavėjui už jūsų prašymo įvykdymą
Pateikę savo prašymą, įtraukite paprastą pareiškimą, kuriame dėkojama gavėjui. Taip pat galite įtraukti sakinį apie tai, kiek jų pagalba jums reikštų.
Pavyzdžiui, galite parašyti "Iš anksto dėkoju, kad padedate mums čia. Tai reikštų, kad mano sesuo dalyvautų lėšų rinkimo akcijoje"
4. Įtraukite bet kokią papildomą informaciją, kurios gali prireikti gavėjui
Jei prašymą reikia įvykdyti tam tikru būdu arba tam tikru laiku ir vietoje, padėkokite ir įtraukite šią informaciją. Taip pat galite įtraukti kontaktinę informaciją, jei tikitės, kad gavėjas pirmiausia norės su jumis pasikalbėti.
Pavyzdžiui, galite parašyti: „Mano sesuo norėtų bent valandą anksčiau dalyvauti lėšų rinkime, kad galėtų pasikalbėti su organizatoriais“
Patarimas:
Jei įtraukiate papildomos informacijos, galbūt norėsite pridėti dar vieną mažą eilutę, kurioje tiesiog sakoma „ačiū dar kartą!“Tai dar labiau patvirtina, kad jūs nelaikote gavėjo atsakymo savaime suprantamu dalyku.
Žingsnis 5. Prieš savo vardą pridėkite nemokamą uždarymą
Paprastas uždarymas, pvz., „Nuoširdžiai tavo“, puikiai tinka asmeniniams laiškams. Priklausomai nuo to, kaip gerai pažįstate gavėją ir jūsų santykių pobūdį, galite pasirinkti kažką šiltesnio, pavyzdžiui, „Meilė“arba „Meilė visada“.
Uždarę įveskite kablelį ir palikite dvigubą tarpą parašui. Tada žemiau įveskite savo vardą
2 metodas iš 2: verslo laiško užbaigimas
Žingsnis 1. Įtraukite savo prašymą į laiško tekstą
Rašydami prašymą dėl verslo, profesinių ar akademinių priežasčių, iš anksto nurodykite laiško tikslą. Pageidautina, kad konkretų prašymą įtrauktumėte į pirmąjį laiško sakinį, o ne į laiško pabaigą.
Kadangi savo prašymą pateikėte būtent pirmajame savo laiško sakinyje, nereikia jo kartoti laiško pabaigoje
2 žingsnis. Padėkokite gavėjui už laiką ir dėmesį
Pradėkite naują pastraipą, tada parašykite vieną sakinį, padėkodami gavėjui, kad skyrė laiko perskaityti jūsų laišką ir apsvarstyti jūsų prašymą. Gavėjas greičiausiai yra užimtas žmogus, o jo laikas yra vertingas. Leiskite jiems žinoti, kad juos vertinate.
Pavyzdžiui, galite parašyti: „Dėkojame, kad skyrėte laiko mano prašymui apsvarstyti. Aš tai labai vertinu“
Patarimas:
Padėkoję gavėjui už sugaištą laiką ir dėmesį, prireikus taip pat galite pridėti dar vieną atsiprašymą, pvz., „Atsiprašau už nepatogumus“.
Žingsnis 3. Leiskite gavėjui žinoti visus galutinius terminus
Jei jums reikia žinoti gavėjo atsakymą iki tam tikros datos, nurodykite tikslią datą ir laiką. Kai kuriais atvejais gali būti tikslinga pateikti trumpą priežastį, kodėl šis terminas yra svarbus.
Pvz., Galite parašyti „Atsiprašau už trumpą pranešimą, bet man reikia atsakymo iki balandžio 22 d., Pirmadienio. Tą dieną užsisakiau skrydį iš miesto ir būsiu išvykęs 2 savaites“
Žingsnis 4. Pateikite kontaktinę informaciją, jei gavėjas turi klausimų
Suteikite gavėjui galimybę greitai su jumis susisiekti, ypač jei jums reikia atsakymo per kelias dienas. Įsitikinkite, kad jūsų pateiktas kontaktinis metodas yra toks, kuriuo paprastai esate pasiekiamas įprastomis darbo valandomis.
Pavyzdžiui, galite parašyti „Jei turite klausimų, nedvejodami skambinkite man darbo numeriu 222-123-4567“
5 žingsnis. Uždarykite oficialiai ir pagarbiai
Uždarymas, pvz., „Nuoširdžiai“ar „pagarbiai“, tinka oficialiam prašymo laiškui, parašytam dėl verslo priežasčių. Uždarę įveskite kablelį, tada palikite dvigubą tarpą parašui. Po tarpu įveskite savo parašą.
Jei reikalinga papildoma informacija, pvz., Pareigybės pavadinimas arba identifikavimo numeris, įtraukite ją į eilutę, esančią tiesiai po jūsų įvestu vardu
Patarimai
- Prieš spausdindami ir pasirašydami, atidžiai redaguokite ir koreguokite savo laišką. Dėl bet kokių klaidų atrodysite aplaidžiai ir dėl to jūsų prašymas gali būti neįvykdytas.
- Padarykite savo laiško kopiją ir saugokite ją savo reikmėms, bent jau tol, kol klausimas bus baigtas arba jūsų prašymas bus įvykdytas.
- Jei planuojate siųsti laišką el. Paštu, o ne išspausdintą kopiją, formatas paprastai yra toks pat. Paliktumėte vietos savo parašui, bet iš tikrųjų jo nepasirašytumėte (nebent turite skaitmeninio parašo failą).