Jei dalyvaujate konferencijoje ar kitame riboto laiko projekte, kuriame norite, kad kiti prisidėtų prie savo darbo, turite aiškiai ir įtikinamai pakviesti juos dalyvauti. Ypač konferencijose, dotacijose ir akademiniuose projektuose „Kvietimas dalyvauti“, dar žinomas kaip „Kvietimas teikti dokumentus“arba „Prašymas teikti pasiūlymus“, yra vienas iš labiausiai paplitusių kvietimo formatų. Svarbiausia informacija apie renginį ir tai, ko ieškoma, yra pirmoje skiltyje, po to pateikiama išsami informacija apie tai, kaip pateikti pasiūlymus, nurodant galutinį pateikimo terminą.
Žingsniai
Žingsnis 1. Suplanuokite išorinius konferencijos programos ar kito projekto dalyvius
Kvietimas dalyvauti įvairiais būdais yra planas. Konferencijose skambutis negali būti išsiųstas neturint tvarkaraščio plano. Planuojant reikėtų aiškiai apibrėžti, kokio tipo užsiėmimai bus siūlomi, kiek laiko ir kokiomis dienomis.
Žingsnis 2. Nustatykite savo kvietimų auditoriją
Žmonių, iš kurių norite prisidėti, nustatymas taip pat yra esminis procesas ir padeda nustatyti rašymo stilių. Galite ieškoti galimybių sąrašų, pradedant bendromis kategorijomis (pvz., Pozityviosios psichologijos tyrinėtojai) ir baigiant specifika (pvz., Konkrečiais žmonėmis, kurių kontaktinę informaciją turite).
3 žingsnis. Apsvarstykite savo potencialių bendraautorių poreikius
Pagalvokite apie tai, ką žinote apie tuos, kuriuos pakviesite prisidėti. Kad paskatintų juos skirti laiko pasiūlymui pateikti, jie turi pamatyti naudą, kurią jie galėtų gauti. Pavyzdžiui, akademinėje aplinkoje konferencijų pranešimai ir publikacijos yra svarbūs kuriant patikimumą ir dažnai reikalingi priimant sprendimus dėl kadencijos, todėl daugelis pasiūlymų pateikiami su viltimi, kad bus galima pridėti atliktą darbą prie gyvenimo aprašymo.
4 žingsnis. Nubrėžkite pirmąjį juodraštį
Bendrieji kvietimai dalyvauti:
- Pavadinimas (įskaitant „Kvietimą dalyvauti _“), pagrindinio renginio vieta ir datos bei pasiūlymų pateikimo terminai, įskaitant paros laiką. Tai leidžia žmonėms greitai įvertinti, ar jie gali įsipareigoti renginiui ir kiek laiko praleidžia pasiūlymas.
- Įvadinis tekstas - suformuluotas taip, kad pritrauktų jūsų skaitytojų susidomėjimą, nurodytų jiems rūpimas problemas, apžvelgtų renginį ar projektą - nustatytų lūkesčius, į ką jie galėtų kreiptis.
- Prašomų pasiūlymų tipų, įskaitant turinį ir formatą, aprašymas. Konferencijoje tai apims sesijų formatų aprašymus ir tai, ko tikimasi kiekvienam (pvz., Pokalbiai, demonstracijos, interaktyvūs seminarai, plakatai), įskaitant laiką, su kuriuo pranešėjas turėtų dirbti.
- Kontrolinis pasiūlymo pateikimo veiksmų sąrašas, įskaitant pagrindinį reikalingų elementų sąrašą, įskaitant žodžių skaičių kiekvienoje skiltyje. Tai turėtų apimti terminus (vėl), susijusias nuorodas į išsamesnę informaciją ir pateikimo internetu formas.
- Priėmimo kriterijai - tikimasi, kad geriausi pasiūlymai turėtų apimti ne tik pasiūlymo formato pagrindų laikymąsi. Tai veikia kaip vadovas ar rubrika pasiūlymų rengėjams.
- Atitinkamos nuorodos į DUK, praeities įvykius ir kontaktinę informaciją, jei kas nors turi klausimų.
5 žingsnis. Prieš išsiųsdami juodraštį, peržiūrėkite kitus
Labai dažnai raginimai dalyvauti gali būti painūs arba lengvai klaidingai interpretuojami. Jei paprašysite ką nors, kas yra susipažinęs su projektu, ir auditorijos, jį peržiūrėti, pagerės siunčiamų dalykų aiškumas ir kokybė ir sumažės tikimybė, kad teks jį peržiūrėti ir persiųsti.
Žingsnis 6. Paskelbkite jį savo svetainėje
Prieš išsiųsdami kvietimą dalyvauti, gerai įsitikinkite, kad jį lengva rasti internete
Žingsnis 7. Išbandykite pateikimo procesą
Įsitikinkite, kad galite atlikti visus veiksmus ir ar visos susijusios nuorodos bei formos veikia taip, kaip planavote.
Žingsnis 8. Parašykite kvietimo kvietimo el. Pašto įvadą
Kad žmonės perskaitytų skambutį, nesvarbu, ar jis būtų el. Laiške, ar kaip priedas, jums reikia geros temos ir atidarymo el. Laiške, kad atkreiptumėte jų dėmesį. Įdėkite datos informaciją kuo anksčiau - tai padeda jiems greičiau nuspręsti, ar el. Laiškas yra kažkas, ko jie nori atidžiau pažvelgti. Taip pat paprašykite, kad jie persiųstų jį atitinkamiems kolegoms.
9. Išsiųskite ją savo tikslinei auditorijai
Bet kokiuose masiniuose laiškuose galite tikėtis „atšokimo“iš blogų el. Pašto adresų ir automatinio atsako į šlamštą. Nustatykite, kiek laiko norite skirti jų peržiūrai ir sprendimui.
Žingsnis 10. Suplanuokite antrą kartą pakartotiniam siuntimui, o galbūt ir trečiam, jei gautų dokumentų nepakanka
Žingsnis 11. Turėkite parengtą pasiūlymų peržiūros planą ir atsakymų kiekvienam pateikėjui metodus
Patarimai
- Užblokuodami laiką skirtingoms pristatymo sesijoms, pripažinkite, kad daugelis patyrusių pranešėjų linkę norėti daugiau laiko pristatymui ir gali praleisti savo laiką keliomis minutėmis. Turi būti suplanuotos pertraukos tarp vedėjų, kad būtų galima išvalyti kambarį ir kitas vedėjas galėtų nustatyti ir pradėti laiku.
- Jei projekte turite žymių vardų ar pavardžių, jūsų atsakymų rodiklis gali būti didesnis, jei kvietimas yra iš jų arba su jų vardu.
- Kad žmonėms būtų lengviau rengti pasiūlymus ir juos pateikti, apsvarstykite galimybę sukurti atsisiunčiamą šabloną su skiltimis, kurias jie turės užpildyti, net jei visas pateikimas bus tvarkomas naudojant internetinę formą. Tai ypač naudinga žmonėms, bendradarbiaujantiems rengiant pasiūlymą, ir suteikia galimybę išplatinti projektus prieš juos pateikiant.
- Kai kurie rinkos tyrimai parodė, kad laiškai, gauti anksti antradienio rytą, turi didesnį nei vidutinį atsakymų rodiklį. Jei turite pakankamai laiko, apsvarstykite savo auditoriją ir suderinkite skambučio siuntimo laiką su laiku, kai jie greičiausiai skaitys ir apsvarstys.