Kaip parašyti profesionalų el. Laišką (su nuotraukomis)

Turinys:

Kaip parašyti profesionalų el. Laišką (su nuotraukomis)
Kaip parašyti profesionalų el. Laišką (su nuotraukomis)

Video: Kaip parašyti profesionalų el. Laišką (su nuotraukomis)

Video: Kaip parašyti profesionalų el. Laišką (su nuotraukomis)
Video: Kaip susikurti el.paštą ir išsiųsti laišką 2024, Kovas
Anonim

El. Paštas yra svarbi verslo komunikacijos dalis, todėl labai svarbu tai padaryti teisingai. Laiškai paprastai nėra tokie oficialūs kaip laiškai, jie vis tiek turėtų būti profesionalūs ir pateikti gerą jūsų ir jūsų verslo, bendruomenės ar pozicijos įvaizdį. Atlikite šioje pamokoje nurodytus veiksmus, kad sukurtumėte verslo el. Laiškus, kurie atitiktų etiketą ir užtikrintų profesionalumą.

Žingsniai

1 dalis iš 4: adresavimas el

Rašykite profesionalų el. Laišką 1 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 1 veiksmas

Žingsnis 1. Kreipkitės į savo el

Į lauką Kam įveskite gavėjo el. Pašto adresą. Naudokite lauką Kam, jei norite siųsti kontaktus el. Paštu, skatindami juos atsakyti.

  • Šis laukas skirtas žmonėms, kuriuos pranešimas tiesiogiai veikia. Jei tikitės, kad kažkas padarys ką nors reaguodamas į jūsų el. Laišką, jis turėtų būti lauke Kam.
  • Į el. Laiško pradžios eilutę patartina įtraukti visus žmones, esančius lauke „Kam“. Tokiu būdu jūs įtraukiate visus į pokalbį nuo pat pradžių ir informuojate visus, kas dar dalyvauja pokalbyje.
  • Jei į lauką Kam įtraukėte daugiau nei keturis žmones, kreipkitės į visą grupę, pradėdami savo el.
  • Lauką Kam galima naudoti tiek adresų, kiek norite. Atminkite, kad visi tiesiogiai susiję ir turintys imtis veiksmų turėtų būti įtraukti į lauką Kam.
Rašykite profesionalų el. Laišką 2 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 2 veiksmas

2 veiksmas. Naudokite lauką Cc (neprivaloma)

Laukas „Cc“(arba anglies kopija) naudojamas kaip būdas išlaikyti kitus „į priekį“neįsipareigojant ar nereikalaujant atsakyti ar imtis veiksmų šiuo klausimu. Pagalvokite apie lauką Cc kaip FYI, kad galėtumėte platinti atitinkamą informaciją ar atnaujinimus daugeliui asocijuotų asmenų, kuriems tereikia juos peržiūrėti. Norėdami pridėti adresus prie kopijos lauko, tiesiog spustelėkite lauką Kopija ir įveskite tiek adresų, kiek norite.

Kai kopijavimas atliekamas keliais partneriais, kiekvienas gavėjas turės prieigą prie el. Laiškų kopijų sąrašo

Rašykite profesionalų el. Laišką 3 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 3 veiksmas

Žingsnis 3. Naudokite lauką Bcc (neprivaloma)

Pagrindinis „Bcc“lauko tikslas yra išsiųsti el. Laišką kontaktų grupei, kurios viena kitos nepažįsta. „Bcc“laukas („Blind Carbon Copy“) leidžia siųsti pranešimą keliems kontaktams, jiems nežinant, kas dar gavo pranešimą. Norėdami pridėti adresus prie Bcc lauko, tiesiog spustelėkite lauką ir įveskite kiekvieną el. Laišką, kurį turite įtraukti.

  • Naudokite lauką „Bcc“, kad išsiųstumėte el. Laišką keliems bendradarbiams, kurie vienas kito nepažįsta. Tai apsaugo kiekvieno gavėjo privatumą, nes gavėjų sąrašas matomas tik siuntėjui, o ne kiekvienam gavėjui.
  • Naudokite lauką „Bcc“, kai siunčiate el. Laišką šimtams žmonių.
  • Jūsų kontaktai galės matyti visus, kam el. Laiškas buvo išsiųstas laukuose Kam arba Kopija, bet ne Bcc lauke.
Rašykite profesionalų el. Laišką 4 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 4 veiksmas

Žingsnis 4. Atsakykite į el. Laišką Kopija

Jei esate įtrauktas į kopiją el. Laiške, greičiausiai esate dalis kitų bendrininkų, įtrauktų į pokalbį, ir siuntėjas gali neieškoti ar laukti atsakymo iš jūsų. Jei jums reikia atsakyti, pagalvokite apie savo atsakymo pobūdį ir kam jis taikomas. Galite pasirinkti „Atsakyti siuntėjui“, jei turite tik pastabą pirminiam el. Laiško rašytojui, arba galite „Atsakyti visiems“tik tuo atveju, jei informacija yra svarbi visiems, dalyvaujantiems pokalbyje.

  • Tik tada, kai jūsų komentarai yra svarbūs visai grupei, naudosite lauką „Atsakyti visiems“.
  • Būkite atsargūs rinkdamiesi atsakyti visiems el. Laiško gavėjams. Jei įmanoma, turėtumėte vengti kitų žmonių gautųjų neužpildyti nesvarbia informacija.
Rašykite profesionalų el. Laišką 5 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 5 veiksmas

5 žingsnis. Atsakykite į el. Laišką Bcc

Jei buvote įtrauktas į el. Laiško Bcc, turėsite tik galimybę atsakyti el. Laiško siuntėjui ir negalėsite matyti kitų gavėjų, kurie taip pat gavo Bcc. Norėdami parašyti laišką siuntėjui, tiesiog spustelėkite mygtuką Atsakyti.

Parašykite profesionalų el. Laišką 6 veiksmas
Parašykite profesionalų el. Laišką 6 veiksmas

Žingsnis 6. Naudokite trumpą ir tikslią temos antraštę

Laiško temai ar pobūdžiui apibūdinti naudokite kuo mažiau žodžių. Užuot užpildę temą vienu ar dviem neaiškiais terminais, leiskite gavėjui iš anksto žinoti, ko jie gali tikėtis iš jūsų el. Priešingu atveju gali nepavykti padaryti tokio poveikio, kokio turėtų. Pateikdami el. Laiško temą, būkite kiek įmanoma konkretesni, netapdami pernelyg žodžiais. Išbandykite tokius dalykus:

  • „Lyderių susitikimo atnaujinimas“
  • „Klausimas dėl pietų pertraukų“
  • „Susitikimo apžvalga kovo 12 d.“

2 dalis iš 4: El. Laiško sudarymas

Rašykite profesionalų el. Laišką 7 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 7 veiksmas

Žingsnis 1. Laikykitės standartinės struktūros

Kai kreipiatės į profesionalų el. Laišką, svarbu, kad jis būtų švarus, trumpas ir aiškus. Pasakykite, ką reikia pasakyti, ir tęskite tai. Galite sukurti savo struktūrą, kuri jums labiausiai tinka. Čia yra pagrindinė struktūra, į kurią reikia atsižvelgti:

  • Jūsų sveikinimas
  • Malonumas
  • Jūsų tikslas
  • Raginimas veikti
  • Uždarymo pranešimas
  • Tavo parašas
Parašykite profesionalų el. Laišką 8 veiksmas
Parašykite profesionalų el. Laišką 8 veiksmas

Žingsnis 2. Parašykite savo sveikinimą

Jei norite, kad viskas būtų profesionalu ir sudėtinga, visada atidarykite savo el. Laišką su oficialiu sveikinimu, pvz., „Mielas pone Lu“. Priklausomai nuo jūsų santykių su gavėju, galite kreiptis į juos, kaip tikėtasi, nurodydami visą vardą ir pavardę arba tik vardą. Jei nesate su asmeniu vardu, laikykitės jo pavardės, kad jo neįžeistumėte.

  • Jei jūsų santykiai labai atsitiktiniai, galite net pasakyti: „Labas, Gabe“. Daugeliu atvejų puikiai tinka atidaryti paprastą „Miela Marie“. Jei jūsų susirašinėjimo pobūdis reikalauja kažko oficialesnio, saugiausia naudoti tik gavėjo vardą kaip sveikinimą, kad viskas būtų trumpai ir mielai.
  • Jei nežinote gavėjo vardo, galite naudoti: „Kam tai gali būti aktualu“arba „Gerbiamasis Pone/Ponia“.
  • Jei kuriate el. Laišką gavėjų grupei, kurią įtraukėte į lauką Kam ir reikalaujate atsakymo, pasveikinkite juos kaip grupę (jei gavėjų skaičius yra keturi ar daugiau) arba į sveikinimą įtraukite kiekvieną jų vardą..
  • Jei siunčiate el. Laišką su kopijomis, tiesiog kreipkitės į visą grupę, jei turite daug gavėjų, priešingu atveju į sveikinimą įtraukite kiekvieno gavėjo vardą.
  • Jei siunčiate el. Laišką su BCC, kreipkitės į visą grupę, atidarydami kažką panašaus į „Sveiki visi“.
  • Jei kam nors rašote el. Laišką pirmą kartą, trumpai įveskite ir vienu sakiniu praneškite, kas esate. Pavyzdžiui: „Buvo puiku susitikti su jumis [X renginyje]“.
  • Jei nesate tikri, ar įvadas yra būtinas, ir anksčiau susisiekėte su gavėju, bet nesate tikri, ar jis jus prisimena, galite palikti savo kredencialus savo elektroninio pašto paraše.
Parašykite profesionalų el. Laišką 9 veiksmas
Parašykite profesionalų el. Laišką 9 veiksmas

Žingsnis 3. Iš karto identifikuokite save

Jei nurodysite savo vardą ir pavardę bei oficialų titulą ar pareigas, gavėjas galės suprasti, iš kur siunčiamas pranešimas, ir nereikia spėlioti. Tai ypač svarbu, jei rašote žmogui, kurio niekada nesutikote. Net jei jūsų vardas yra jūsų darbo el. Pašto adrese, kitam asmeniui pranešti, kas esate, yra įprasta.

  • Pritraukite gavėjo susidomėjimą, pabrėždami bendrą ryšį ar bendrą patirtį („Mes susitikome kasmetinėje moterų kaip lyderių konferencijoje Toronte praėjusiais metais“).
  • Gerai praleisti įvadą, jei jau esate susipažinęs su asmeniu, kurį rašote.
Parašykite profesionalų el. Laišką 10 veiksmas
Parašykite profesionalų el. Laišką 10 veiksmas

Žingsnis 4. Trumpai padėkokite gavėjui

Jūsų skaitytojas yra užimtas žmogus, todėl pripažinti, kad skyrė laiko jūsų el. Laiškams perskaityti, yra malonus gestas. Be to, tai bus jūsų pirmoji galimybė informuoti juos apie savo rašymo priežastį. „Ačiū, kad apsvarstėte mano mokslinių tyrimų dotacijos pasiūlymą“nustato draugišką toną ir kartu sako gavėjui, ką jie turi žinoti.

El. Laiško pradžia išreiškiant savo dėkingumą taip pat parodo pagarbą, kuri gali neleisti, kad žinutė būtų šalta ar beasmenė

Rašykite profesionalų el. Laišką 11 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 11 veiksmas

Žingsnis 5. Nurodykite savo el. Laiško priežastį

Jei inicijuojate ryšio liniją, esate atsakingi už pranešimą gavėjams apie el. Laišką. Svarbu iš anksto pasakyti savo tikslą. Verslo partneriai norės, kad jie galėtų greitai perskaityti jūsų el. Skirkite minutę savęs paklausti, kodėl ją rašote ir kodėl jums reikia, kad ją pamatytų jūsų gavėjas. Tai padės išvengti nenaudojamų pokalbių ir profesionaliai gauti el. Laišką. Taip pat tinkamas laikas savęs paklausti: „Ar šis el. Laiškas tikrai reikalingas?“Vėlgi, tik būtinai reikalingų el. Laiškų siuntimas parodo pagarbą asmeniui, kuriam siunčiate el. Laišką. Kai būsite pasiruošę rašyti el. Laišką, pabandykite pradėti nuo tokių dalykų:

  • „Rašau norėdamas pasiteirauti …“
  • „Rašau remdamasis…“
  • „Skirkite laiko peržiūrėti šiuos pakeitimus ir pasiūlykite man savo atsiliepimą …“
Rašykite profesionalų el. Laišką 12 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 12 veiksmas

Žingsnis 6. Padėkokite gavėjui (neprivaloma)

Jei atsakote į kliento užklausą arba kažkas atsakė į vieną iš jūsų el. Laiškų, turėtumėte pradėti nuo padėkos. Pavyzdžiui:

  • "Ačiū, kad grįžote pas mane …"
  • - Dėkoju už dėmesį šiuo klausimu …
  • „Dėkojame, kad susisiekėte su„ Ocean Safari Scuba… “
  • Dėkojimas skaitytojui yra puikus būdas išlikti mandagiam, profesionaliam ir geriems santykiams su gavėju.
Parašykite profesionalų el. Laišką 13 veiksmas
Parašykite profesionalų el. Laišką 13 veiksmas

Žingsnis 7. Laikykite savo el. Laiško tekstą trumpą

Naudodami verslo el. Laiškus, kuo mažiau įtraukiate, tuo geriau. Padarykite kiekvieną išsiųstą el. Laišką tik apie vieną dalyką. Jei jums reikia bendrauti apie kitą projektą, parašykite kitą el.

  • Pabandykite perteikti viską, ko reikia, tik penkiais sakiniais. Pasakykite viską, ką reikia pasakyti, ir ne daugiau. Kartais bus neįmanoma apsiriboti tik penkiais sakiniais. Nesijaudinkite, jei reikia įtraukti daugiau informacijos.
  • Į savo el. Laiško turinį įtraukite visą svarbią informaciją ir viską, ko galite reikalauti iš gavėjų.
Rašykite profesionalų el. Laišką 14 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 14 veiksmas

8. Įtraukite raginimą veikti (neprivaloma)

Jei jums reikia, kad jūsų gavėjas kažką padarytų, nemanykite, kad jis žinos, ką ir kada daryti. Padėkite jiems aiškiai apibrėždami, ko jums reikia. Pasakykite kažką panašaus:

  • - Ar galėtumėte man atsiųsti tuos failus iki ketvirtadienio?
  • - Ar galėtumėte tai parašyti per ateinančias dvi savaites?
  • - Prašau apie tai parašyti Tomui ir praneškite, kai tai padarysite.
  • Jūsų užklausos struktūrizavimas kaip klausimas skatina atsakyti. Galite pasakyti: „Praneškite man, kai tai padarysite“.
Rašykite profesionalų el. Laišką 15 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 15 veiksmas

Žingsnis 9. Pasakykite gavėjui, kaip tikitės, kad jis imsis tolesnių veiksmų

Dabar, kai pasiūlėte raginimą veikti, paskatinkite skaitytoją teisinga linkme. Pavyzdžiui, prie prašymo peržiūrėti finansinę ataskaitą gali būti pridėtas toks prašymas: „leiskite man žinoti, ką manote apie šiuos skaičius“. Tokiu būdu kitai šaliai neliks įdomu, ką daryti su jiems suteikta informacija.

  • Siūlydami konkretų laikotarpį, per kurį norėtumėte išgirsti atsakymą („būtų idealu, jei šiuos dokumentus galėtume sutvarkyti prieš ketvirtadienio susitikimą“), galima užtikrinti greitesnį atsakymą.
  • Pabandykite atsakyti į svarbius el. Laiškus per 24 valandas.
Rašykite profesionalų el. Laišką 16 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 16 veiksmas

Žingsnis 10. Pridėkite savo uždarymą

Jei norite, kad jūsų el. Laiškai būtų profesionalūs, baigkite savo el. Laišką dar kartą dėkodami skaitytojui arba oficialiai atsisveikindami, pavyzdžiui:

  • „Ačiū už kantrybę ir bendradarbiavimą“
  • „Ačiū už jūsų dėmesį“
  • „Jei turite klausimų ar rūpesčių, nedvejodami praneškite man“
  • „Laukiu jūsų žinių“.
  • El. Laišką užbaigite tinkamai uždarydami prieš savo vardą, pvz., „Pagarbiai“arba „Nuoširdžiai“
  • Venkite atsitiktinių uždarymų, tokių kaip „Sveikinimai“, nebent esate geri draugai su skaitytoju, nes tokio tipo uždarymai yra mažiau profesionalūs.
Rašykite profesionalų el. Laišką 17 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 17 veiksmas

Žingsnis 11. Pasirašykite savo vardą

Profesionaliame el. Laiške jūsų parašas turėtų būti toks:

  • Tavo vardas.
  • Jūsų darbo pavadinimas.
  • Nuoroda į jūsų svetainę.
  • Nuorodos į socialinės žiniasklaidos paskyras (neprivaloma).
  • Būtina kontaktinė informacija.
Rašykite profesionalų el. Laišką 18 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 18 veiksmas

Žingsnis 12. Atsijungti pasirinktiniu parašu

Laiško apačioje esantis parašas turėtų suteikti gavėjui visą jam reikalingą informaciją apie tai, kas jūs esate, kad nereikėtų ilgai prisistatyti pranešime. Būtinai nurodykite savo vardą, pavardę, įmonės pavadinimą, pareigas ar pareigas, pageidaujamą el. Pašto adresą ir telefono numerį, kuriuo galite tiesiogiai susisiekti.

  • Norėdami sutaupyti problemų, išsaugokite pasirinktinį parašą bet kurioje el. Pašto platformoje, kad ji būtų automatiškai rodoma būsimuose pranešimuose.
  • Pateikę nuorodas į savo socialinės žiniasklaidos paskyras, nepažįstami kontaktai suteiks išsamesnį jūsų vaizdą.
  • Neužkimškite savo parašo nereikalingomis detalėmis, citatomis ar grafika.

3 dalis iš 4: profesionalumo el. Paštu teikimas

Rašykite profesionalų el. Laišką 19 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 19 veiksmas

Žingsnis 1. Išlaikykite profesionalų toną

Siunčiant verslo el. Laiškus, svarbu ypač atkreipti dėmesį į kalbą, kurią naudojate, kad išvengtumėte painiavos ar klaidingo aiškinimo. Apskritai neturėtumėte el. Laiške savo viršininkui ar bendradarbiams pasakyti to, ko nepasakytumėte asmeniškai. Jūsų žodžiai visada turėtų būti ramūs, mandagūs ir draugiški, net ir tais atvejais, kai patys to nesijaučiate.

  • Kai parašysite savo el. Laišką, perskaitykite jį sau, kad nustatytumėte, ar užfiksavote tinkamą toną.
  • Nors tai savaime suprantama, susilaikykite nuo bet kokio tipo žargono ar nešvankybių.
  • Nors humoras dažnai yra vertinga darbo vietos savybė, su darbu susiję el. Laiškai paprastai nėra tinkama priemonė.
Rašykite profesionalų el. Laišką 20 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 20 veiksmas

2 žingsnis. Pirmiausia pateikite svarbiausią informaciją

Kaip minėta anksčiau, turėtumėte manyti, kad jūsų gavėjas turi daug savo lėkštėje, ir stengtis neužimti per daug savo laiko. Padėkoję jiems už dėmesį, pereikite prie reikalo. Nesmulkinkite žodžių ir nemanykite, kad reikia sugalvoti pernelyg išsamų įvadą. Skirtingai nuo atsitiktinių susirašinėjimo būdų, profesionalūs el. Laiškai turėtų būti mandagūs, bet tiesioginiai.

  • Išbandykite įžanginį sakinį, pvz., „Rašau norėdamas pranešti, kad jūsų narystė baigėsi ir ją reikia asmeniškai atnaujinti, kad galėtumėte toliau gauti nario privilegijas“. Tada galite sekti bet kokią svarbią informaciją, kurios reikia gavėjui, kad jis galėtų imtis veiksmų.
  • Dauguma žmonių linkę nuskaityti el. Laiškus, o ne skaityti kiekvieną žodį. Kuo arčiau jūsų pagrindinis tikslas yra pradžia, tuo didesnė tikimybė, kad jūsų gavėjas jo imsis.
Rašykite profesionalų el. Laišką 21 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 21 veiksmas

Žingsnis 3. Likusią pranešimo dalį laikykite glaustai

Nėra prasmės be tikslo klajoti, kai išsakysi savo tikslą. Turėdami laisvos vietos, pateikite bet kokią kitą informaciją, kurią, jūsų manymu, verta paminėti. Visada naudokite trumpus, paprastus žodžius ir frazes, kad kuo daugiau išaiškintumėte savo prasmę.

  • Laikykitės „penkių sakinių taisyklės“-pranešimai, trumpesni nei penki sakiniai, gali pasirodyti žvalūs ar grubūs, o jei viskas yra ilgesnė nei penki sakiniai, galite prarasti skaitytojo dėmesį.
  • Jei dėl kokių nors priežasčių turite įtraukti daug informacijos, padarykite tai kaip atskirą priedą.
Rašykite profesionalų el. Laišką 22 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 22 veiksmas

Žingsnis 4. Pateikite aiškią idėją ar prašymą

Nurodę savo rašymo priežastį, tiksliai pasakykite skaitytojui, kaip norėtumėte, kad jis atsakytų. Jei jie turi ką nors žinoti, pasakykite jiems; jei jiems reikia ką nors padaryti, paklauskite jų. Baigę skaityti jūsų pranešimą, jūsų gavėjas turėtų būti pasirengęs suformuluoti atsakymą.

  • Patyrę komunikatoriai tai vadina „raginimu veikti“, ir tai yra geras būdas užtikrinti, kad jūsų dialogas išlaikytų aiškų tikslo jausmą.
  • Raginimas veikti profesionaliu el. Laišku gali pasakyti kažką panašaus į „svarbu įsiminti su šiuo el. Laišku pateiktą saugumo patikrinimo numerį“arba „iki mėnesio pabaigos atnaujinkite savo pasiekiamumą vasarą“.
Rašykite profesionalų el. Laišką 23 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 23 veiksmas

Žingsnis 5. Apribokite savo el. Paštą vienai temai

Jei iš karto susidursite su gavėju per daug informacijos, jis gali jaustis priblokštas. El. Laiško apimtį geriausia apriboti viena ar dviem aktualiomis temomis. Tai ne tik leis skaitytojui daug greičiau suprasti, kas vyksta, bet ir padės išlaikyti jūsų pranešimą glaustą.

Kelios temos ar užklausos turėtų būti rezervuotos keliems el

4 dalis iš 4: el. Laiško siuntimas

Rašykite profesionalų el. Laišką 24 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 24 veiksmas

Žingsnis 1. Prieš išsiunčiant el. Laišką perskaitykite

Atidžiai peržiūrėkite savo pranešimą, kad įsitikintumėte, jog jame nėra rašybos klaidų, rašybos klaidų ar neaiškių sakinių. Neatsargios klaidos gali prastai atspindėti jus ir jūsų atstovaujamą įmonę.

  • Naudokite el. Pašto platformos rašybos tikrinimo funkciją, kad išvengtumėte atsitiktinių aplaidumų.
  • Taip pat galite skirti laiko paskutinės minutės formatavimo pakeitimams, kurie, jūsų manymu, gali palengvinti jūsų el.
Rašykite profesionalų el. Laišką 25 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 25 veiksmas

Žingsnis 2. Jei įmanoma, supaprastinkite el. Pašto adresą

Atminkite, kad jūsų gavėjai yra užsiėmę ir nori greitai gauti el. Laiško informaciją. Ženkite žingsnį atgal ir įvertinkite savo el. Štai keletas dalykų, kuriuos reikia apsvarstyti:

  • Naudokite trumpus sakinius, žodžius ir pastraipas. Tai padeda greitai ir lengvai perskaityti ir suprasti el.
  • Jei įmanoma iškirpti žodį, iškirpkite jį. Sutrumpinkite sakinius kuo trumpiau.
Rašykite profesionalų el. Laišką 26 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 26 veiksmas

Žingsnis 3. Išsamiai koreguokite savo el. Paštą

Profesionaliems el. Laiškams reikia kruopštaus korektūros. Garsiai perskaitykite savo el. Tai gali padėti surasti daug rašybos ir gramatikos klaidų. Paklausk savęs:

  • Ar mano el. Paštas aiškus?
  • Ar mano el. Pašto adresas gali būti neteisingai suprastas?
  • Kaip skambėtų, jei būčiau gavėjas?
Rašykite profesionalų el. Laišką 27 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 27 veiksmas

Žingsnis 4. Laikykite tai profesionaliai

Nereikia parodyti savo asmenybės profesionaliame el. Jei norite, galite leisti jam subtiliai parodyti savo rašymo stilių, tačiau laikykitės atokiai nuo šypsenėlių, pokalbių santrumpų (pvz., LOL) ar spalvingų šriftų ir fono.

  • Šypsenėles ar pokalbių santrumpas galima naudoti tik tada, kai atspindite asmens, kuriam rašote, el. Pašto kalbą.
  • Rašykite taip, kaip kalbate. Tai gali padėti išlaikyti jūsų el. Laišką trumpą, draugišką ir patrauklų.
  • Laiške nesakykite nieko, ko nepasakytumėte asmeniškai savo gavėjui.
Rašykite profesionalų el. Laišką 28 veiksmas
Rašykite profesionalų el. Laišką 28 veiksmas

Žingsnis 5. Siųskite savo el

Kai atliksite korektūrą el. Paštu ir įtraukėte visą reikiamą informaciją bei pridėjote kiekvieną gavėją į atitinkamą lauką, spustelėkite mygtuką „Siųsti“.

Vaizdo įrašas - naudojant šią paslaugą kai kuri informacija gali būti bendrinama su „YouTube“

Patarimai

  • Atminkite, kad žmonės nori greitai perskaityti el. Laiškus, todėl sakiniai turi būti trumpi ir aiškūs.
  • Jei galite pasakyti ką nors teigiamo apie savo gavėją ar jo darbą, padarykite tai. Jūsų žodžiai nebus švaistomi.
  • Nustatykite parašą. Tai trumpas būdas dalytis informacija, kurią turėtumėte įtraukti į kiekvieną el. Įrašydami šią informaciją į savo parašą, el. Laiškų turinys bus trumpas.
  • Jei gavėjas jums kažkaip padėjo, nepamirškite jiems padėkoti. Jūs turėtumėte tai padaryti net tada, kai jų pareiga jums padėti.
  • Norite geriau rašyti el. Pabandykite parašyti savo pranešimą taip, tarsi jis būtų persiųstas generaliniam direktoriui. Tai padeda išlaikyti nuoseklų ir profesionalų jūsų toną ir kalbą.
  • Atkreipkite dėmesį į gramatiką, rašybą ir skyrybos ženklus, kad galėtumėte pateikti profesionalų savo ir savo įmonės įvaizdį.
  • Trumpai supažindinkite su įžangomis, rašydami jas taip, tarsi kalbėtumėte akis į akį.
  • Prieš pradėdami rašyti, skirkite šiek tiek laiko ir išsiaiškinkite, ar el. Laiškas yra būtinas. Daugeliu atvejų ta pati informacija gali būti perduota paprastu telefono skambučiu arba trumpu pėsčiomis iki kito skyriaus.
  • Nepamirškite pasakyti „prašau“ir „ačiū“. Manieros labai padeda kurti gerus profesinius santykius.
  • Palaukite, kol baigsite korektūrą, kad įvestumėte gavėjo adresą. Taip išvengsite atsitiktinio el. Laiško siuntimo, kol jis nebus baigtas.
  • Efektyvių el. Laiškų rašymas yra kaip ir bet kas kitas. Kuo daugiau praktikuosite, tuo geriau įgysite.

Įspėjimai

  • Būkite atsargūs su Cc lauku. Jei siunčiate el. Paštu daugybę kontaktų, kurie vienas kito nepažįsta, bet visi turi žinoti informaciją, būtinai naudokite lauką „Bcc“, kad apsaugotumėte jų privatumą.
  • Naudokite parinktį Atsakyti visiems saikingai. Siųskite savo atsakymą tik tiems, kuriuos reikia žinoti.
  • Venkite neoficialių teksto žargonų ar santrumpų („LOL“, „ICYMI“, „TTYL“ir kt.). Tai gali klaidinti skaitytojus ir neturėti vietos su darbu susijusiame el.
  • Nerašykite savo žinutės didžiosiomis arba mažosiomis raidėmis.

Rekomenduojamas: