Kaip parašyti verslo laišką klientams (su pavyzdiniais laiškais)

Turinys:

Kaip parašyti verslo laišką klientams (su pavyzdiniais laiškais)
Kaip parašyti verslo laišką klientams (su pavyzdiniais laiškais)

Video: Kaip parašyti verslo laišką klientams (su pavyzdiniais laiškais)

Video: Kaip parašyti verslo laišką klientams (su pavyzdiniais laiškais)
Video: Writing a Formal Business Letter 2024, Kovas
Anonim

Kai turite verslą, greičiausiai turėsite rašyti laiškus savo klientams. Galite rašyti, norėdami jiems pranešti apie naujus įvykius ar ypatumus, arba galite atsakyti į klientų skundą savo įmonės vardu. Nepriklausomai nuo laiško priežasties, visada turite išlaikyti profesionalų toną.

Žingsniai

Verslo laiškų pavyzdžiai

Image
Image

Laiško pavyzdys, skelbiantis apie naują verslą

Image
Image

Verslo padėkos laiško pavyzdys

Image
Image

Verslo atsiprašymo laiško pavyzdys

1 dalis iš 2: Verslo laiško formatavimas

Rašykite verslo laišką klientams 1 žingsnis
Rašykite verslo laišką klientams 1 žingsnis

Žingsnis 1. Naudokite profesionalų blanką

Verslo laiškas bus jūsų įmonės atvaizdas. Taigi jis turėtų atrodyti išskirtinai ir kokybiškai. Jame taip pat turėtų būti jūsų įmonės logotipas ar prekės ženklas.

Galite sukurti firminį blanką naudodami iš anksto sukurtus spalvotus blankų šablonus „Microsoft Word“. Blanke būtinai naudokite esamą logotipą ar prekės ženklą

Rašykite verslo laišką klientams 2 veiksmas
Rašykite verslo laišką klientams 2 veiksmas

2 veiksmas. Atidarykite teksto apdorojimo programą

Visada turite įvesti verslo laišką kompiuteryje.

  • Sukurkite naują dokumentą ir nustatykite 1 colio paraštes.
  • Naudokite serif šriftą, pvz., Times New Roman, Georgia ar Ariel. Būtinai naudokite ne didesnį nei 12 taškų, bet ne mažesnį nei 10 taškų šrifto dydį. Laišką neturėtų būti sunku perskaityti dėl pasirinkto šrifto ar šrifto dydžio.
  • Įsitikinkite, kad dokumente nustatytas vienas tarpas.
Rašykite verslo laišką klientams 3 žingsnis
Rašykite verslo laišką klientams 3 žingsnis

Žingsnis 3. Nustatykite blokavimo formą

Blokinė forma yra dažniausiai naudojamas verslo laiškų formatas. Tai taip pat lengviausia nustatyti ir sekti. Kiekviena antraštė turi būti sulygiuota kairėje, o tarp kiekvienos antraštės turi būti vienas tarpas. Pradedant nuo dokumento viršaus ir apačios, jūsų verslo laiškas turi turėti šias antraštes:

  • Šiandienos data arba laiško siuntimo data. Data yra svarbi, nes ji gali būti naudojama jūsų ir gavėjo įrašams. Be to, jis gali būti legaliai naudojamas. Taigi įsitikinkite, kad jis yra tikslus.
  • Siuntėjo adresas. Tai jūsų adresas, suformatuotas standartiniu adreso stiliumi. Jei jūsų adresas jau yra jūsų firminiame blanke, galite praleisti šią antraštę.
  • Vidinis adresas. Tai yra asmens, kuriam rašote, vardas ir adresas. Pono/ponios naudojimas yra neprivalomas. Pavyzdžiui, jei rašėte Ninai Brown, galite palikti ponią/panelę jos vardo, jei nesate tikri, kokia jos šeiminė padėtis.
  • Sveikinimas. Tai gali būti „Miela ponia Brown“arba „Miela Nina Brown“. Jei nesate tikri, kas skaitys laišką, naudokite „Gerbiamasis Pone arba Ponia“. Taip pat galite naudoti „Kam tai gali rūpėti“, bet tik kaip paskutinė priemonė, jei neįsivaizduojate, kas yra jūsų auditorija.
  • Laiško kūnas. Daugiau dėmesio skirsime kitam straipsnio skyriui.
  • Laiško uždarymas su parašu. Tai gali būti „Pagarbiai“arba „Pagarbiai“.

2 dalis iš 2: Verslo laiško rašymas

Rašykite verslo laišką klientams 4 žingsnis
Rašykite verslo laišką klientams 4 žingsnis

1 žingsnis. Nustatykite savo auditoriją

Laiško tonas visada turėtų išlikti profesionalus, nepriklausomai nuo auditorijos. Tačiau tikriausiai pakoreguosite savo kalbą ar žodį, atsižvelgdami į tai, kam rašote. Jei rašote kitos įmonės žmogiškųjų išteklių skyriui, gali tekti vartoti daugiau oficialios kalbos. Bet jei rašote konkrečiam klientui, galite naudoti neoficialią ar atsitiktinę kalbą.

  • Savo auditorijos identifikavimas taip pat reiškia, kad išvengsite painiavos savo auditorijai. Venkite vartoti terminologijos, kurios jūsų skaitytojas nesupras. Klientas greičiausiai nežinos, pavyzdžiui, jūsų įmonės kosminės programos akronimų, todėl venkite jų naudoti laiške.
  • Svarbi taisyklė rašant gerą verslo laišką yra aiški, glausta ir mandagi.
Rašykite verslo laišką klientams 5 veiksmas
Rašykite verslo laišką klientams 5 veiksmas

Žingsnis 2. Pirmoje eilutėje nurodykite raidės tikslą

Apsvarstykite laiško tikslą. Ar tai pranešti klientams apie jūsų naują vietą naujoje miesto dalyje? Ar tai priminti klientui apie neapmokėtą sąskaitą ar nesumokėtą likutį? Arba atsakyti į kliento skundą? Turėdami tai omenyje, sukurkite pirmąją eilutę, leidžiančią skaitytojui iš karto žinoti, apie ką bus laiškas. Neapibrėžkite laiško tikslo. Iškirpti.

  • Pradėkite nuo „aš“, jei išsakote savo, kaip įmonės savininko, nuomonę. Jei rašote įmonės ar organizacijos vardu, naudokite „mes“.
  • Sutelkite dėmesį į tiesioginį pareiškimą, pavyzdžiui: „Mes rašome norėdami jus informuoti“arba „Rašome prašydami“. Taip pat galite naudoti teiginį „aš“, jei rašote kaip įmonės savininkas. Pavyzdžiui: „Aš kreipiuosi į jus dėl to“arba „Neseniai išgirdau apie… ir norėčiau daugiau sužinoti apie…“
  • Pavyzdžiui, jūs (įmonės savininkas) rašote Ninai Brown apie nesumokėtą praėjusio mėnesio sąskaitą. Laišką pradėkite nuo: „Aš susisiekiu su jumis, nes nuo 2015 m. Kovo mėn. Jūsų sąskaitoje yra neapmokėtas likutis“.
  • Arba esate įmonės darbuotojas ir rašote atsakydami į kliento skundą dėl bendrovės kosmoso programos. Laišką pradėkite nuo: „Gavome jūsų skundą dėl mūsų Marso kosmoso programos“.
  • Galite rašyti, norėdami informuoti skaitytoją, kad jie laimėjo konkursą arba jie gavo vietą absolventų programoje. Pradėkite nuo tokios frazės: „Man malonu jums pranešti …“Arba „Mes džiaugiamės galėdami jums pranešti“…
  • Jei skelbiate blogas naujienas, pradėkite nuo tokios frazės: „Apgailestaujame, kad pranešame jums …“. Arba: „Atidžiai apsvarstęs, nusprendžiau to nedaryti …“.
Rašykite verslo laišką klientams 6 žingsnis
Rašykite verslo laišką klientams 6 žingsnis

Žingsnis 3. Naudokite aktyvų, o ne pasyvų balsą

Bendroje kalboje visą laiką naudojame pasyvų balsą. Tačiau dėl pasyvaus balso jūsų rašymas gali atrodyti nuobodus ar painus. Aktyvus balsas yra daug efektyvesnis verslo laiške, nes jis suteikia tvirtesnį toną.

  • Pasyvaus balso pavyzdys gali būti: „Kokius konkrečius skundus galiu jums pateikti?“Sakinio tema - klientas („tu“) pasirodo sakinio pabaigoje, o ne sakinio pradžioje.
  • Aktyvaus balso pavyzdys gali būti: „Ką aš galiu padaryti, kad galėčiau išspręsti jūsų skundus?“Ši frazės versija aktyviu balsu yra daug aiškesnė ir lengviau suprantama skaitytojui.
  • Pasyvaus balso naudojimas gali būti geras būdas perduoti jūsų pranešimą, nekreipiant dėmesio į klaidą ar nemalonų dalyką. Bet naudokite jį tik šiuo atveju. Apskritai, aktyvus balsas yra daug efektyvesnis verslo laiškuose.
Parašykite verslo laišką klientams 7 žingsnis
Parašykite verslo laišką klientams 7 žingsnis

4 žingsnis. Jei reikia, nurodykite ankstesnį įvykį arba ankstesnį bendravimą su skaitytoju

Galbūt praėjusį mėnesį susisiekėte su Nina Brown ir įspėjote apie jos neapmokėtą sąskaitą. O galbūt klientas praėjusį mėnesį konferencijoje išreiškė nusivylimą kosmoso programa. Jei jau susisiekėte su skaitytoju, tai pripažinkite. Tai primins skaitytojui jūsų ankstesnį kontaktą ir leis verslo laiškui jaustis betarpiškiau ir svarbiau.

Naudokite tokią frazę: „Pagal mano ankstesnį laišką apie jūsų neapmokėtą sąskaitą…“arba „Dėkojame už jūsų mokėjimą kovo mėnesį.“Arba „Gegužės mėn. Konferencijoje buvo labai naudinga išgirsti apie jūsų problemas, susijusias su kosmoso programa“

Parašykite verslo laišką klientams 8 žingsnis
Parašykite verslo laišką klientams 8 žingsnis

Žingsnis 5. Pateikite prašymą arba pasiūlykite pagalbą

Užmegzkite teigiamą toną su skaitytoju pateikdami mandagų prašymą arba pasiūlydami pagalbą darbo santykių forma.

  • Tarkime, kad esate įmonės savininkas, bandantis priversti klientą sumokėti sąskaitą. Naudokite tokią frazę: „Būčiau dėkingas už jūsų neatidėliotiną dėmesį neapmokėtos sąskaitos klausimu“.
  • Tarkime, kad rašote savo įmonės vardu. Naudokite tokią frazę: „Mes norėtume susitikti akis į akį su jumis ir mūsų žmogiškųjų išteklių vadovu“.
  • Taip pat turėtumėte pasiūlyti atsakyti į visus skaitytojo klausimus ar rūpesčius. Naudokite tokią frazę: „Aš mielai atsakysiu į visus jūsų klausimus ar rūpesčius, susijusius su jūsų sąskaita“. Arba: „Ar norėtumėte, kad suteiktume daugiau informacijos apie programą?“
Rašykite verslo laišką klientams 9 veiksmas
Rašykite verslo laišką klientams 9 veiksmas

Žingsnis 6. Apvyniokite laišką

Įtraukite savo ar skaitytojo raginimą veikti. Tai gali būti reikalavimas sumokėti iki tam tikros datos arba pastaba apie oficialų susitikimą su skaitytoju.

  • Įtraukite sakinį apie pokalbį su laiško gavėju ateityje. „Laukiu jūsų kitos savaitės biudžeto susitikime.“Arba „Nekantrauju toliau tai aptarti su jumis, kai lankotės mūsų būstinėje“.
  • Atkreipkite dėmesį į visus turimus dokumentus, įskaitant savo laišką. Pridėkite tokią frazę kaip „Prašome pridėti pridėtą neapmokėtą sąskaitą“arba „Pridėtą mūsų erdvės informavimo programos kopiją rasite“.
  • Užbaikite raidę baigiamąja fraze. Klientams ar klientams naudokite „Nuoširdžiai“arba „Nuoširdžiai jūsų“.
  • Formaliems laiškams asmenims, kurių visai nepažįstate, naudokite „Jūsų ištikimas“.
  • „Pagarbiai“arba „Geriausiai“naudokite tik tuo atveju, jei rašote gerai pažįstamam asmeniui arba turite darbo santykių.
Rašykite verslo laišką klientams 10 veiksmas
Rašykite verslo laišką klientams 10 veiksmas

Žingsnis 7. Koreguokite laišką

Visas jūsų kruopštus formatavimas ir rašymas bus veltui, jei laiške pilna rašybos klaidų!

  • Ieškokite pasyvaus balso atvejų ir pabandykite priderinti sakinį prie aktyvaus balso.
  • Atkreipkite dėmesį į bet kokius sakinius, kurie yra ilgi arba nėra aiškūs ir tiesioginiai. Verslo laiške paprastai mažiau yra daugiau, todėl, jei įmanoma, sutrumpinkite sakinių ilgį.

Rekomenduojamas: